استفاده از نقاط عطف در مدیریت پروژه

محتوا

• چه موقع از نقاط عطف پروژه استفاده کنیم
• چقدر مکرر برای قرار دادن نقاط عطف در برنامه خود
• نحوه نمایش نقاط عطف در نمودار گانت شما
• چگونه می توان از نقاط عطف نام برد
• چگونه می توان نقاط عطف را امضا کرد
• استفاده از نقاط عطف برای ارتباطات

یکی از ویژگی های تعیین کننده یک پروژه این است که مدت زمان مشخصی طول می کشد. این ممکن است از چند هفته تا چند سال و در برخی موارد ، برای پروژه های بزرگ ساختمانی یا کارهای عمومی ، دهه ها باشد.

برای پیگیری پیشرفت در طول مسیر و اطمینان از دستیابی به تحویل های کلیدی طبق جدول زمانی ، مدیران پروژه از نقاط عطف استفاده می کنند.

نقطه عطف پروژه یک کار با طول صفر است که نشان دهنده دستیابی به پروژه است. از آنها به عنوان راهی برای نشان دادن حرکت و پیشرفت به جلو استفاده می شود و به مردم نشان می دهد که چه می گذرد ، حتی اگر آنها اطلاعات دقیقی از وظایف انجام شده برای رسیدن به آنجا نداشته باشند. از این نظر ، آنها برای ارتباط با ذینفعان و تعیین انتظارات بسیار مفید هستند.

چه موقع از نقاط عطف پروژه استفاده کنیم

نقاط عطف در مدیریت پروژه برای علامت گذاری استفاده می شود:

• شروع مراحل قابل توجه کار
• پایان مراحل قابل توجه کار
• مهلت
• وقتی تصمیم مهمی گرفته می شود
• سایر نقاط ثابت در زمان که نیاز به تماس ویژه دارند

چقدر مکرر برای قرار دادن نقاط عطف در برنامه خود

یک دوره آموزشی ممکن است توصیه کند که هر ماه یک بار نقاط عطف را در برنامه خود قرار دهید. این خوب و یک قانون خوب است ، اما شما باید از قضاوت حرفه ای خود استفاده کنید. ممکن است برخی از ماه ها فعالیت های بسیاری داشته باشد که جلسات مهم به عنوان نقاط عطف ، تصمیماتی گرفته شده و بسته شدن یک مرحله و شروع مرحله دیگر مشخص شود.

در ماه های دیگر شما ممکن است در اعدام متمرکز شوید ، هرچند چیز بسیار کمی ، که می توانید یک نقطه عطف را به آن آویزان کنید.

برای اهداف گزارش ، ایجاد دلیل برای داشتن یک نقطه عطف حداقل یک بار در هر چرخه گزارش مفید است.

نحوه نمایش نقاط عطف در نمودار گانت شما

نقاط عطف یکی از مؤلفه های نمودار گانت است و به عنوان الماس در نمودار نشان داده شده است. آنها به عنوان یک کار عادی نشان داده نمی شوند زیرا طول آنها صفر است: به عبارتی ، آنها هر زمان انجام نمی دهند. برای اهداف برنامه ریزی در نمودار گانت ، آنها فقط اتفاق می افتند.

اگر از نمودارهای Gantt استفاده نمی کنید ، می توانید هنوز از نقاط عطف استفاده کنید. در اینجا 5 گزینه دیگر برای نمودارهای گانت وجود دارد: شما هنوز هم می توانید نقاط عطفی را با استفاده از این موارد در برنامه خود بگنجانید.

اگر می خواهید به صورت شخصی سازمان یافته بمانید و نرم افزار مدیریت پروژه شما کاملاً در تقویم شما ادغام نشود ، می توانید تاریخ های اصلی را در دفتر خاطرات خود کپی و چسباندن کنید. این بستگی به نحوه کار شما دارد و می تواند آنچه را که باید پیش بیاید را به شما یادآوری کند.

چگونه می توان از نقاط عطف نام برد

نقاط عطف باید شرح واضح و مشخصی در برنامه پروژه شما داشته باشند ، اما نه یکی از دلالت های آنها. بنابراین نباید آنها را "توافق کنید تا به مرحله 2 بروید" بلکه "فاز 2" شروع می شود. اگر می خواهید تلاشی برای دستیابی به توافق برای انتقال به فاز 2 را منعکس کنید ، درست قبل از نقطه عطف برای پوشاندن آن ، یک کار اضافه کنید.

نقاط عطف باید نقطه زمانی را که اینگونه ارائه می دهند شرح دهند:

• مرحله آزمایش کامل شد
• PID تأیید شد
• قرارداد امضا شد

بسیاری از مدیران پروژه برای سهولت در مرجع تصمیم می گیرند که نقاط عطف خود را نیز شماره گذاری کنند. اگر از یک ساختار کار شکن استفاده می کنید ، می توانید از شماره گذاری از آن استفاده کنید. در غیر این صورت ، خوب است که از M1 ، M2 و غیره استفاده کنید تا مشخص شود که به چه مواردی اشاره می کنید. با افزایش تعداد نقاط عطف ، ساختار نامگذاری واضح اهمیت بیشتری می یابد ، بنابراین در مورد نحوه انجام این کار فکر کنید اگر پروژه شما طی چندین ماه ادامه یابد.

چگونه می توان نقاط عطف را امضا کرد

نقاط عطف بخشی از برنامه پروژه شما را تشکیل می دهند ، بنابراین وقتی برنامه شما از قبل تنظیم نشده است ، باید نقاط عطف خود را در نظر بگیرید.

اگر نیاز به تغییر تاریخچه نقاط عطف خود دارید ، باید از روش استاندارد کنترل تغییر خود برای ایجاد تنظیمات در برنامه خود استفاده کنید. این ممکن است به آسانی با گپ زدن با حامی پروژه شما باشد و به آنها اطلاع دهید که چرا باید تاریخ ها تغییر کند ، یا به همان صورت رسمی تنظیم یک برنامه پیشنهادی جدید و انتقال آن به یک کمیته برنامه ریزی برای تصویب ، آسان است.

بهتر است قبل از اینکه نیازی به استفاده از آن داشته باشید ، فرآیند خاموش کردن نقطه عطف شما را در چه صورت انجام دهید ، تا زمانی که مجبور به ایجاد تغییر هستید ، هدر ندهید.

استفاده از نقاط عطف برای ارتباطات

نقاط عطف برای ارتباط و گزارش گیری مفید هستند زیرا آنها حداقل امتیازات کنترل را در برنامه نشان می دهند. به عبارت دیگر ، اگر تمام کارهای دیگر را انجام دادید ، بازهم می توانستید آنچه اتفاق می افتد را ببینید و با استفاده از فقط نقاط عطف ، پروژه را به جلو ادامه دهید.

شما باید بتوانید نقاط عطف را بیرون بکشید و آنها را در داشبورد یا گزارش پروژه قرار دهید. آنها باید داستان این پروژه را با جزئیات کافی بیان کنند تا افرادی که به آنها گزارش می دهید راضی کنند ، به طور معمول حامی پروژه شما یا گروه اجرایی دیگری مانند گروه راهنما (یا صفحه پروژه). هر ماه یا با فرکانس گزارش دهی که استفاده می کنید ، می توانید نشان دهید که کدام نقاط عطف به دست آمده اند.

گزارش درمورد نقاط عطف کاملاً ساده است و اغلب به صورت جدول انجام می شود. شما توضیحات نقطه عطف ، تاریخ مورد نظر خود و سپس تاریخ پیش بینی شده جدید را لیست می کنید. هنگامی که نقطه عطف به دست آمد و می تواند به عنوان کامل علامت گذاری شود ، آن تاریخ را نیز اضافه می کنید. امیدوارم که همان تاریخ پیش بینی شده باشد ، اما پروژه ها همیشه مانند این کار نمی کنند.

جدولی از این دست ، آنچه را که تکمیل شده و برجسته است را آشکار می سازد. شما قادر خواهید بود برای پاسخ به این سؤال برنامه ریزی کنید ، "چرا ما به آن نقطه عطف نرسیدیم؟" قبل از رفتن و ملاقات با حامی خود یا ارسال گزارش.

هنگامی که برنامه پروژه شما بسیار طولانی است ، و نقاط عطف زیادی در اختیار دارید ، حذف کردن نقاط عطف کامل شده در هر چرخه گزارش آسانتر خواهید شد. فقط نقاط عطفی را که در آن ماه یا آینده به پایان رسیده است گزارش دهید: ماه آینده هر آنچه را که در ماه گذشته به پایان رسید ، خاموش کنید ، بنابراین شما دائماً با گفتن به مردم در مورد کارهایی که از قبل می دانند ، به طول گزارش اضافه نکنید.

نقاط عطف ابزاری بسیار مفید برای مدیریت پروژه برای برنامه ریزی ، برنامه ریزی ، و گزارش گیری بوده و استفاده از آنها بسیار آسان است. برخی از آنها را در برنامه پروژه بعدی خود قرار دهید ، در برابر آنها پیگیری کنید و خودتان خواهید آموخت که چه فرکانس برای شما بهتر است.

مانند همه موارد در مدیریت پروژه ، از انعطاف پذیری آنها برای رسیدن به نتیجه مورد نظر خود استفاده کنید ، با استفاده از این نکات و دستورالعمل ها برای تصمیم گیری در مورد تصمیمات خود استفاده کنید.