لیست مهارت ها و مسئولیت های دفتر
محتوا
مناصب دستیار دفتری (مشابه دستیاران شخصی) را می توان در کلیه صنایع یافت و مجموعه مهارتهای نسبتاً زیادی را به اشتراک گذاشت. دستیاران اداری گاهی به عنوان دبیران یا معاونان اداری شناخته می شوند ، اما کاری که انجام می دهند کمک به عملکرد یک دفتر است. چه دفتر متعلق به یک شرکت حقوقی ، یک پزشکی ، یک موسسه آموزشی یا یک شرکت باشد ، نیازها مشابه هستند. شخصی مجبور است پرونده ها را ثبت کند ، برنامه ها را حفظ کند و از طرف افرادی که از این دفتر استفاده می کنند ، از روال معمول مراقبت کند. که کسی می تواند شما باشد.
مسئولیت شغل دستیار دفتر
در حالی که مشاغل دستیار دفتری عموماً شبیه به یکدیگر هستند ، شغل هنوز متغیر است - فقط از روز به روز دیگر متفاوت است تا از دفتر به دفتر. امروز ممکن است شما به عنوان یک پذیرنده عمل کنید ، فردا ممکن است نیاز به تعمیر چاپگر داشته باشد ، و فردای آن روز ، باید کل کابینت تشکیل پرونده را وارد قرن بیست و یکم کنید. برای موفقیت به مجموعه مهارتهای بسیار گسترده ای نیاز دارید.
دستیاران دفتر جزء قهرمانان بزرگ جهان نیستند زیرا وقتی کار خود را به درستی انجام می دهید ، کسی متوجه نمی شود - به نظر می رسد که این اداره خودش را اداره می کند. اما برخی از افراد از کارهای سریع و در عین حال انعطاف پذیر ، احساس بودن در قلب همه چیز لذت می برند. و یک وزیر خوب هنوز هم می تواند تقریباً در هر نقطه و در هر نوع سازمانی کار پیدا کند.
نحوه استفاده از لیست های مهارت
شما می توانید از این لیست مهارت ها در طی فرآیند جستجوی شغل خود استفاده کنید. ابتدا نام این مهارت ها به عنوان کلمات کلیدی عمل می کنند ، بنابراین در هنگام نوشتن رزومه خود از هرچه بیشتر استفاده کنید. به استخدام سرپرستان اعتماد نکنید تا بدانید که آنچه را که می خواهید دارید ، مستقیماً به آنها بگویید.
دوم ، شما می توانید از همین کلمات کلیدی در نامه تحت عنوان خود استفاده کنید. به طور خاص روی مواردی که کارفرمای آینده شما به آنها اهمیت می دهد ، توجه کنید. شما باید تحقیق خود را انجام دهید ، زیرا در حالی که مشاغل دستیار دفاتر غالباً مشابه هستند ، سرپرستان استخدام در اولویت های خود متفاوت هستند. شرح شغل احتمالاً لیستی از مهارتهای لازم را در بر می گیرد. به آن توجه کنید.
در آخر ، می توانید از این بحث برای برنامه ریزی مصاحبه خود استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که حداقل یک نمونه را برای زمانی که مهارتهای خود را از هر گروه ذکر شده در اینجا نشان داده اید ، آماده کرده اید.
همچنین ممکن است به مرور لیست مهارتهای ذکر شده توسط شغل و انواع مهارت ها کمک کند.
مهارتهای دستیار برتر دفتر
مهارت های ارتباط کلامی: ارتباطات یک مهارت نرم مهم برای یک دستیار دفتر است. شما مجبور خواهید بود با سرپرست خود ، کارمندان دفتر ، متخصصانی که به آنها کمک می کنید و احتمالاً مشتری یا افراد دیگر دفاتر همان سازمان ارتباط برقرار کنید. همه شما به عنوان یک تیم کار می کنید و قطب اصلی ارتباطات آن هستید. شما باید هر روز شاد ، مفید ، آگاه ، مفصل و شنونده خوب باشید.
- جواب تلفنها
- روابط مشتری
- ارتباطات
- انتقال تماسهای تلفنی
- گرفتن پیام
- مسیریابی تماسهای تلفنی
- تابلو
- تلفن
- ارتباط کلامی
مهارت های ارتباطی کتبی: بیشتر دستیاران اداری چیزهای زیادی می نویسند. آنها ممکن است یادداشتهایی بنویسند ، فرم ها را پر کنند ، یا نامه یا نامه الکترونیکی تهیه کنند. برخی برای وب سایت شرکت محتوا ایجاد می کنند یا متن را برای دیگران ویرایش می کنند. روشن ، ارتباط کتبی حرفه ای یک ضرورت است.
- مکاتبات
- پست الکترونیک
- نامه
- نامه های پستی
- تایپ کردن
- پردازش کلمه
- ارتباط نوشتاری
دوستی: یک دستیار دفتر ممکن است اولین شخصی باشد که مشتری هنگام ورود به دفتر می بیند. اگر اتفاق بیفتد که سرپرست دفتر در حال حاضر خارج از خانه باشد ، دستیار دفتر ممکن است تنها شخصی باشد که بازدید کننده با آن تعامل دارد. شما باید آماده باشید که با هر لبخندی و یک کلمه مهربان به هر بازدید کننده خوش آمدگویی بپردازید و تا جایی که می توانید به آنها کمک کنید تا به هر آنچه نیاز دارند کمک کنید. بنابراین مهارتهای خوب بین فردی یک ضرورت است.
- خدمات مشتری
- کارگردانی بازدید کنندگان
- قابل انعطاف
- مهربان
- به میهمانان سلام کنید
- درون فردی
- نگرش مثبت
- قابلیت اطمینان
- بازدید کنندگان خوش آمدید
مهارت های فناوری: در قدیم دبیران تایپ کردن زیادی انجام می دادند. زمانها تغییر کرده و تکنولوژی نیز به همین ترتیب تغییر کرده است ، اما دستیاران اداری هنوز هم می توانند انتظار داشته باشند که وقت زیادی را در جلوی صفحه کلید بگذرانند. به جای ماشین تحریر ، باید راه خود را در مورد انواع برنامه های نرم افزاری بدانید. دانستن چگونگی انجام برخی از پشتیبانی های سبک و چگونگی تعمیر چاپگر recalcitrant نیز ضرری ندارد.
- کامپیوتر
- برتری داشتن
- اینترنت
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- QuickBooks
- فن آوری
سازمان: دستیاران دفاتر باید کاملاً سازمان یافته باشند تا بتوانند بسیاری از وظایف خود را برطرف کنند. شما باید از حفظ تقویم ها تا منظم نگه داشتن دفتر ، به افراد دیگری نیز سامان دهید.
- پشتیبانی اداری
- قرار ملاقات ها
- صورتحساب
- تقویم ها
- روحانی
- ورود اطلاعات
- ارسال نامه
- تشکیل پرونده الکترونیکی
- گزارش های هزینه
- تشکیل پرونده
- عملیات میز جلو
- رسیدگی به پول
- وظایف دفتر
- تجهیزات اداری
- موجودی لوازم اداری
- لوازم اداری
- پشتیبانی دفتر
- سازمان
- کاردستی
- حمل دریایی
مهارت حل مسئله: حل مساله یا مهارت های تفکر انتقادی برای هر دستیار دفتر مهم است ، زیرا شما معمولاً فردی خواهید بود که دیگران با سؤال یا مسائلی روبرو می شوند.
- فعالیتهای دفتر هماهنگ
- جلسات
- مهارت حل مسئله
- پاسخ به سوالات
- برنامه ریزی
- نمایش و کارگردانی تماسها
- صفحه گسترده
- کار گروهی
- مدیریت زمان
- برنامه های سفر
