نکات مربوط به مسئولیت پذیری تیم مدیریت پروژه

محتوا

• پاسخگویی به پاسخگویی در جلسه Kickoff
• به هم پیوسته کارها را برجسته کنید
• تعهدات عمومی راجع به موارد اقدام کنید
• موارد عمومی را به صورت عمومی دنبال کنید
• مقابله با عملکرد ضعیف
• مشکلات لازم برای افزایش عملکرد در صورت لزوم

مسئولیت پذیری ، که برای موفقیت هر پروژه بسیار مهم است ، به این معنی نیست که یک مدیر پروژه برای انجام کارها باید افراد پرستار ، میکرومناژ یا افراد ضرب و شتم را از بین برد. چنین تاکتیکی ها اغلب باعث نزاع و خصومت نسبت به مدیر پروژه می شود. به جای اینکه تنها کسی باشد که مسئولیت پاسخگویی افراد را به عهده دارد ، رویکرد بهتری که مدیر پروژه می تواند در پیش بگیرد توانمندسازی کل تیم برای حمایت از پاسخگویی پروژه است. در اینجا شش روش برای پاسخگویی به یک پروژه آورده شده است:

پاسخگویی به پاسخگویی در جلسه Kickoff

جلسه شروع کار پروژه زمانی است که تیم پروژه را از این پروژه هیجان زده می کند و انتظارات را برای نحوه اجرای این پروژه تعیین می کند. تعیین مسئولیت پاسخگویی به عنوان یک اصل اساسی پروژه بسیار مهم است.

در جلسه آغازین ، حامی پروژه و مدیر پروژه انتظارات خود را روشن می کنند. حامی پروژه یادداشت می کند که چگونه آنها مدیر پروژه را پاسخگو می دانند و مدیر پروژه چگونه دیگران را پاسخگو خواهد دانست.

پاسخگویی در اینجا متوقف نمی شود. با تکیه بر این نکات ، مدیر پروژه به اعضای تیم اطلاع می دهد که انتظار دارند که آنها نیز مدیر پروژه را نیز پاسخگو باشند. مدیر پروژه همچنین یادداشت می کند که چگونه آنها انتظار دارند اعضای تیم یکدیگر را پاسخگو باشند. دعوت از یکدیگر تشویق می شود ، تا زمانی که تمام اعضای تیم حرفه ای و احترام خود را نسبت به دیگران حفظ کنند.

این بیانیه ها سیستم واضح پاسخگویی را ایجاد می کنند. مدیر پروژه در نهایت مسئول موفقیت پروژه است ، اما برای موفقیت ، مدیر پروژه انتظار دارد که همه پاسخگو باشند و همدیگر را پاسخگو باشند.

به هم پیوسته کارها را برجسته کنید

پروژه ها تقریباً همیشه شامل وظایف وابسته به هم هستند. برای موفقیت پروژه باید برخی اتفاقات به صورت متوالی اتفاق بیفتد. از آنجا که یک مدیر پروژه جزئیات یک پروژه را به تیم می گوید ، مدیر پروژه باید در مورد برجسته کردن چگونگی تقاطع وظایف عمدی باشد.

بعضی اوقات کارها به طور همزمان انجام می شوند. این ممکن است به ضرورت یا به نفع کارآمدی اتفاق بیفتد. پس از اتمام کار ، محصولات کاری آنها در یک کار بعدی استفاده می شود. ساختار پاسخگویی مانند مثال بالا کار می کند. کسانی که بر روی وظیفه بعدی کار می کنند مسئولیت پاسخگویی را بر عهده کار قبلی می گذارد

مدیر پروژه با بیان اینکه اعضای تیم چگونگی ارتباط وظایف با یکدیگر و اینکه چگونه هر یک از اعضای تیم نیاز به انجام کارهای خوب به سود سایر اعضای تیم دارد ، نشان می دهد ، مدیر پروژه اعضای تیم را پاسخگو می کند.

اگر یک عضو تیم نتواند وظیفه خود را شروع کند تا اینکه یک عضو تیم دیگر وظیفه خود را تمام کند ، عضو تیم وابسته به موفقیت عضو دیگر تیم علاقه مند است و آن عضو تیم را برای عملکرد به موقع و با کیفیت بالا پاسخ می دهد.

تعهدات عمومی راجع به موارد اقدام کنید

یکی از دلایلی که مدیران پروژه جلسات تیم را برگزار می کنند ، تعیین مراحل بعدی بر اساس پیشرفت پروژه است. در صورت امکان ، امور طبق برنامه پیش می روند ، اما وقتی مسائل غیرمنتظره پیش می آید ، باید به آنها رسیدگی شود.

مهم نیست که چه کسی برای رسیدگی به یک مسئله موافق است ، عضو تیمی که وظیفه خود را برعهده می گیرد ، مدیر پروژه باید آنچه را که باید انجام شود و چه زمانی باید انجام دهد را مستند کند.

سپس مورد عمل باید در یادداشت های جلسات یا در یک پرونده مربوط به موارد اکشن درج شود. فلسفه های مختلف مدیریت پروژه این کار را متفاوت انجام می دهند. نکته مهم این است که موارد ارجاعی را برای مراجعه به آینده بنویسید.

موارد عمومی را به صورت عمومی دنبال کنید

وقتی اعضای تیم تعهدات خود را انجام می دهند ، کل تیم باید بتواند به وظیفه انجام شده اعتماد کند. نوشتن این تعهدات عالی است ، اما باید کارها به اتمام برسد.

با تعیین تکالیف ، مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که اعضای تیم به حرف خود پایبند باشند. بهترین بخش برای به اشتراک گذاشتن پاسخگویی این است که مدیران پروژه لازم نیست آدم بدی باشند.

وقتی مدیر پروژه فضای مسئولیت پذیری را برقرار کرده است ، دیگر نیازی به مدیر پروژه نیست تا کسی را که دنبالش نمی رود ، شرارت کند. پویایی گروهی از وضعیت مراقبت می کند. فشار همسالان می تواند مثبت عمل کند. مدیر پروژه فقط باید توجه خود را به مورد عمل جلب كند و به شخص مسئول اجازه دهد كه صحبت كند.

هر از گاهی مدیر پروژه ممکن است نیاز به سؤالهای سؤال کننده در مورد عدم تعهد را داشته باشد ، اما معمولاً ، فرد مسئول در مورد اشتباهات ، اشتباهات محاسبه یا موانع پیش رو خواهد بود و تعهد جدیدی را برای تکمیل مورد اصلی اقدام خواهد کرد. احتمالاً برای هرگونه خرابی در عملکرد ، کفاره می یابد.

مقابله با عملکرد ضعیف

عملکرد ضعیف یک عضو تیم پروژه موضوعی است که مدیران پروژه باید سریع و دیپلماتیک با آن برخورد کنند. اگر سایر اعضای تیم پروژه تحمل عملکرد ضعیف را مشاهده کنند ، انگیزه آنها کم می شود و احتمالاً عملکرد آنها بر این اساس کاهش می یابد.

با این حال ، مدیران پروژه نمی توانند در هنگام برآورده کردن انتظارات عملکردهای ضعیفی از عملکرد ضعیف را کاهش دهند. این یک عمل متعادل کننده بین کار سریع و کار با آنها به صورت انسانی است.

عملکرد ضعیف به خودی خود از بین نمی رود. نمی توان اجازه ماندن را گرفت ، با این حال مدیران پروژه باید به مجریان ضعیف فرصت دهند تا رفتار خود را اصلاح کنند وقتی که مورد توجه آنها قرار گرفت.

مشکلات لازم برای افزایش عملکرد در صورت لزوم

اگر رسیدگی به عملکرد ضعیف یک به یک مؤثر نباشد ، مدیر پروژه باید موضوع را به سرپرست عضو تیم افزایش دهد. در صورت عدم موفقیت ، ممکن است حمایت کننده پروژه مداخله کند.

قبل از اینکه مسئله را به حامی پروژه برسانید ، یک مدیر پروژه باید سایر گزینه های دیگر را اگزوز کند. در صورت عملکرد ضعیف ، مدیر پروژه باید در حامی پروژه خاص باشد و برای حل مسئله توصیه هایی را ارائه دهد.

به عنوان مثال اگر مدیر پروژه بخواهد عضو تیم از یک مدیر خط دوم مشاوره کند ، مدیر پروژه باید چنین بگوید. اگر مدیر پروژه بخواهد عضو تیم جایگزین شود ، مدیر پروژه باید چنین درخواستی را انجام دهد. مدیر پروژه باید گزینه هایی را ارائه دهد و جوانب مثبت و منفی هر گزینه را برجسته کند.