چرا بهتر است از چند وظیفه ای برای بهبود کارآیی کار استفاده شود

محتوا

• چرا چند وظیفه مؤثرترین رویکرد نیست
• Chunking به عنوان جایگزینی برای چند وظیفه ای
• زمان شروع کارآمد چند کاره
• چرا باید Chunking را امتحان کنید
• چگونگی شروع کار با کاردستی در محل کار
• خط پایین

ما به عنوان مدیران ، بیش از حد روز خود را صرف تلاش برای کار بیشتر در زمان کمتری می کنیم. یک پاسخ متداول برای متخصصان بیش از حد کار در همه سطوح ، تلاش برای انجام وظیفه چند وظیفه ای با انجام چندین فعالیت در همان زمان است. مشکل این است که چند وظیفه کار نمی کند.

چرا چند وظیفه مؤثرترین رویکرد نیست

به عنوان مثال ، تصور کنید که وقتی صبح دندان های خود را مسواک می زنید ، بعداً در روز به فکر برنامه ریزی برای جلسه بزرگ خواهید بود. مسواک زدن به دندان شما خیلی از قدرت پردازش مغز شما نیاز ندارد و ممکن است بتوانید ضمن اینکه به طور مکانیکی وظیفه تمیز کردن دندان های صبح خود را انجام می دهید ، در دستور کار قرار بگیرید.

اما در مورد دو وظیفه که بیشتر از ظرفیت مغز شما نیاز دارند چه می شود؟ ممکن است هنگام تهیه صبحانه ، با تلفن صحبت کنید. شما ممکن است هر دو کار را به درستی انجام دهید ، اما فرصت اشتباهات ناشی از محدودیت در توجه زیاد است.

Chunking به عنوان جایگزینی برای چند وظیفه ای

"Chunking" نحوه استفاده از حافظه انسان را توصیف می کند. یادآوری این مفهوم از اهمیت بسیاری برخوردار است زیرا می خواهیم چندین کار را همزمان انجام دهیم. ما در حقیقت به جای انجام دادن همزمان آنها ، بین آنها جابجا می شویم (اگرچه ، در صورت مسواک زدن دندان های شما ، ممکن است به نظر برسد که همزمان هستند).

تصور کنید وقتی شخصی وارد دفتر کار شما می شود تلفنی هستید. آنها از شما درخواست مشاوره یا تصمیم سریع در مورد یک مسئله می کنند. شما به طور خلاصه گوش دادن به تلفن را متوقف می کنید ، یادداشت را در جلوی خود اسکن می کنید ، یک پاسخ را ضبط می کنید و به تماس تلفنی باز می گردید. شما دو فعالیت (تماس تلفنی و مکالمه حضوری) را همزمان انجام ندادید.

شما در واقع سه کار را به ترتیب انجام دادید: تماس تلفنی را شروع کردید ، مکالمه حضوری را انجام دادید ، و سپس تماس تلفنی را از سر گرفتید. درست همانطور که در مثال صبحانه بالا در بالا آمده است ، می توانستید هر دو کار را بهتر انجام دهید و در کل زمان کمتری ، اگر آنها را یکی پس از دیگری به جای هم زمان انجام داده اید. دلیل این امر این است که با شروع هر کار ، باید روی آن تمرکز کرده و شروع به کار کنید.

زمان شروع کارآمد چند کاره

وقتی تماس تلفنی را شروع کردید ، باید در مورد آن فکر کنید ، شماره تلفن را پیدا کنید و تماس برقرار کنید. هنگامی که شما قطع شدید ، باید بدانید که فرد از شما چه می خواهد تا بتواند تصمیمی را به آنها بدهد. سرانجام ، هنگامی که تماس تلفنی را از سر گرفتید ، باید به خاطر بیاورید که کجا خاموش شده اید. شما حتی ممکن است مجبور به گفتن باشید ، "اوه ، ببخشید ، کسی داخل شد. شما چه می گویید؟"

هرچه در طول روز شروع و توقف بیشتری داشته باشید ، بیشتر از این لحظه های شروع وقت گیر شما بیشتر است. این لحظات زمان غیر مولدی است. اگر گزارش روزانه ای برای آماده سازی دارید ، احتمالاً لحظه شروع آن در مقایسه با گزارشی که شما فقط به صورت سه ماهه انجام می دهید ، بسیار کوتاه است. با این وجود ، اگر شما آن گزارش را تهیه می کنید و دچار وقفه می شوید ، هر بار تقریباً همان زمان شروع کار را دارید.

بیایید مثلاً بگوییم شما می توانید بدون هیچ گونه وقفه ای گزارش را در 30 دقیقه بنویسید. با این حال ، اگر کارهای غیرمترقبه و وقفه ها در طول روز بروز کنند ، می تواند چندین ساعت طول بکشد. این تأخیر قابل توجه اغلب به دلیل وقفه ای که مجدداً مجدداً گزارش را انجام می دهد ، از وقفه های واقعی ناشی نمی شود.

چرا باید Chunking را امتحان کنید

خوب ، گاهی اوقات شما مجبور به انجام تکالیف هستید. شغل شما ممکن است عملیاتی باشد ، بنابراین چه چیزی بهتر از چند وظیفه ای است؟ خرد کردن برای بهره‌وری بهتر است.

Chunking مفهوم شکسته شدن روز شما به جای واکنش به وقفه های مداوم است. هر چه تعداد بیشتری از وقت را می توانید به کارهای خاص اختصاص دهید ، تعداد لحظه های شروع کار کمتری خواهید داشت و کارآیی شما به طور هم زمان بهبود می یابد. از آنجا که در لحظه های شروع کار به اندازه وقت خود صرف نخواهید کرد ، زمان بیشتری خواهید داشت و کارهای بیشتری خواهید کرد. به عنوان یک جایزه ، از آنجا که شما قادر خواهید بود تنها روی تک تک کارها متمرکز شوید ، این کار را بهتر انجام خواهید داد.

به عنوان یک نوار کناری ، مدیران پروژه مدتها پیش قدرت این تکنیک را فهمیده بودند و از طریق فرایند ساختار تجزیه کار ، نسخه "chunking" خود را ایجاد می کردند.

چگونگی شروع کار با کاردستی در محل کار

بنابراین ، چگونه می توانید شروع به خرد کردن کنید؟

• از احساس کوچک شروع به کار کنید. شاید یک کار واحد ، شاید گزارش هفتگی خود انتخاب کنید.
• 30 دقیقه ای که می دانید طول می کشد را کنار بگذارید.
• در را ببندید یا علامتی بگذارید که می خواند "نبوغ در محل کار" یا چیزی شبیه به آن است و سپس بر روی گزارش تمرکز می کنید و چیزی جز گزارش نیست.
• تلفن را نادیده بگیرید.
• ایمیل را چک نکنید.
• فقط گزارش را بنویسید.

همین کار را با تماسهای تلفنی ، جلسات کارمندان و سایر فعالیتهای منظم انجام دهید.تمرکز کنید ، روزهای تعطیل خود را قطع کنید و بعد از چند هفته تمرین ، احساس راحتی و کارآیی بیشتری خواهید داشت.

خط پایین

در تلاش برای انجام وظیفه چندان وقت خود را تلف نکنید. در عوض ، خود را با خرد کردن کارآمدتر و پربارتر کنید. در حالی که این اصطلاح بی دست و پا است ، مفهوم مؤثر است.