10 گام مهم برای گنجاندن در یک طرح پروژه

محتوا

• اهداف پروژه
• محدوده پروژه
• نقاط عطف و عمده قابل تحویل
• ساختار شکست کار
• بودجه
• برنامه منابع انسانی
• برنامه مدیریت ریسک
• برنامه ارتباطات
• برنامه مدیریت ذینفعان
• برنامه مدیریت تغییر

طرح پروژه اوج برنامه ریزی دقیق توسط یک مدیر پروژه است. این مستر اصلی است که با توجه به اهداف مدیر برای هر جنبه کلیدی پروژه ، نحوه اجرای یک پروژه را راهنمایی می کند. اگرچه برنامه های پروژه از شرکت به شرکت دیگر متفاوت است ، اما ده عنصر مهم یا مراحل وجود دارد که باید در یک طرح موثر برای جلوگیری از سردرگمی و بداهه اجباری در مرحله اجرای پروژه درج شود.

اهداف پروژه

اهداف پروژه در یک منشور پروژه تعریف شده اند ، اما برای توضیح بیشتر اهداف پروژه یا شامل منشور به عنوان ضمیمه ، باید در برنامه پروژه نیز گنجانده شود. مهم نیست که یک مدیر پروژه چگونه می تواند اهداف را در برنامه پروژه بگنجاند ، مهم این است که ارتباط مستقیمی بین منشور پروژه - اولین سند اصلی پروژه - و دومین سند اصلی پروژه ، برنامه خود حفظ کنید.

محدوده پروژه

مانند اهداف پروژه ، دامنه در منشور تعریف شده است و باید در طرح پروژه توسط مدیر پروژه تصحیح شود. با تعریف دامنه ، مدیر پروژه می تواند شروع کند تا نشان دهد که هدف از پروژه یا محصول نهایی در پایان چگونه خواهد بود. اگر دامنه تعریف نشده باشد ، می تواند در کل پروژه گسترش یابد و منجر به افزایش هزینه ها و مهلت های از دست رفته شود.

به عنوان مثال ، اگر شما در حال هدایت یک تیم بازاریابی برای ایجاد یک بروشور برای خط تولید یک شرکت هستید ، باید تعداد صفحات آن را مشخص کنید و نمونه هایی از چگونگی ظاهر محصول نهایی را ارائه دهید.

برای برخی از اعضای تیم ، یک بروشور ممکن است به معنای دو صفحه باشد ، در حالی که برخی دیگر ممکن است ده صفحه را مناسب ارزیابی کنند. تعیین دامنه می تواند کل تیم را در همان ابتدا در همان صفحه قرار دهد.

نقاط عطف و عمده قابل تحویل

دستاوردهای اصلی یک پروژه را نقاط عطف و محصولات اصلی کار را تحویل اصلی می نامند. هر دوی آنها نمایانگر اجزای بزرگ کار روی یک پروژه هستند. یک طرح پروژه باید این موارد را مشخص کند ، آنها را تعریف کند و مهلت های لازم برای تکمیل آنها را تعیین کند.

اگر سازمانی پروژه ای را برای توسعه نرم افزار جدید متعهد سازد ، اصلی ترین منبع تحویل می تواند لیست نهایی الزامات تجاری و نحوه اجرای آنها باشد.

پس از آن ، این پروژه می تواند نقاط عطفی برای تکمیل طراحی ، آزمایش سیستم ، آزمایش پذیرش کاربر و تاریخ معرفی نرم افزار داشته باشد. این نقاط عطف دارای محصولات کاری مرتبط با آنها هستند ، اما بیشتر در مورد فرایندها نسبت به خود محصولات هستند.

مهلت های مهم و مهلت های قابل تحویل لازم نیست که تاریخ دقیقی داشته باشند ، اما هر چه دقیق تر ، بهتر باشد. تاریخ دقیق به مدیران پروژه کمک می کند تا ساختارهای کاری را با دقت بیشتری تجزیه کنند.

در این مرحله از برنامه ، شما نقاط عطفی را ایجاد می کنید تا بتوانید تحویل دهنده های بزرگ یا سطح بالا را بگیرید و آنها را به قسمت های تحویل کوچک خرد کنید ، که می توانید در مرحله بعدی بیان کنید.

ساختار شکست کار

ساختار تجزیه کار (WBS) نقاط عطف و مواد اصلی تحویل در یک پروژه را در تکه های کوچکتر تجزیه می کند ، بنابراین یک شخص می تواند مسئولیت هر بخش را به عهده بگیرد. در توسعه ساختار تفکیک کار ، مدیر پروژه عوامل بسیاری از جمله نقاط قوت و ضعف اعضای تیم پروژه ، وابستگی متقابل بین کارها ، منابع موجود و مهلت کلی پروژه را در نظر می گیرد.

مدیران پروژه در نهایت مسئول موفقیت پروژه هستند ، اما آنها به تنهایی نمی توانند کار را انجام دهند. WBS ابزاری است که مدیر پروژه برای اطمینان از پاسخگویی در مورد پروژه از آن استفاده می کند زیرا به اسپانسر پروژه ، اعضای تیم پروژه و ذینفعان می گوید که مسئولیت چه چیزی هستند. اگر مدیر پروژه نگران یک کار باشد ، آنها دقیقاً می دانند که در مورد آن نگرانی با چه کسی ملاقات دارند.

بودجه

بودجه یک پروژه نشان می دهد که چه مقدار پول برای تکمیل پروژه اختصاص داده شده است. مدیر پروژه وظیفه توزیع مناسب این منابع را بر عهده دارد. برای پروژه ای که فروشندگان دارد ، مدیر پروژه اطمینان می دهد که تحویل کالا مطابق با شرایط قرارداد تکمیل می شود ، و توجه ویژه ای به کیفیت دارد. برخی بودجه های پروژه به برنامه منابع انسانی پیوند دارند.

تعیین هزینه برای هر نقطه عطف و تحویل با توجه به اینکه چه مدت زمان لازم است و هزینه کار درگیر برای انجام کارها مهم است. هزینه پروژه به چه مدت پروژه بستگی دارد ، که به محدوده پروژه برمی گردد. دامنه ، نقاط عطف ، وظایف و بودجه باید هماهنگ و واقع بینانه باشد.

برنامه منابع انسانی

برنامه منابع انسانی نحوه کارآیی این پروژه را نشان می دهد. برنامه HR که گاهی به عنوان برنامه کارمندان شناخته می شود ، برنامه HR را مشخص می کند که چه کسی در تیم پروژه حضور خواهد داشت و انتظار می رود که هر فرد چه میزان تعهد زمانی را انجام دهد. در تهیه این طرح ، مدیر پروژه با اعضای تیم و سرپرستان آنها مذاکره می کند که هر عضو تیم چقدر می تواند به پروژه اختصاص دهد. در صورت نیاز به مشاغل اضافی برای مشورت در مورد پروژه ، اما بخشی از تیم پروژه است ، در برنامه کارمندان نیز مستند است. باز هم با سرپرستان مناسب مشاوره می شود.

برنامه مدیریت ریسک

بسیاری از موارد می توانند در یک پروژه اشتباه پیش روند. در حالی که پیش بینی هرگونه فاجعه احتمالی یا سکونت جزئی ، چالش برانگیز است ، بسیاری از مشکلات را می توان پیش بینی کرد. در برنامه مدیریت ریسک ، مدیر پروژه خطرات پروژه را مشخص می کند ، احتمال وقوع این سناریوها و راهکارهایی برای کاهش آنها وجود دارد. برای تدوین این طرح ، مدیر پروژه از حمایت مالی پروژه ، تیم پروژه ، ذینفعان و کارشناسان داخلی درج می کند.

استراتژی های کاهش برای خطراتی که احتمالاً رخ می دهند یا هزینه های بالایی در ارتباط با آنها وجود دارد ، اعمال می شوند. ریسک هایی که بعید به نظر می رسد و مشکلاتی که هزینه کم دارند در برنامه ذکر شده است ، حتی اگر آنها راهکارهای کاهش آنها را ندارند.

برنامه ارتباطات

یک برنامه ارتباطی نحوه ارتباط یک پروژه به مخاطبان مختلف را تشریح می کند. تقریباً مانند ساختار تجزیه کار ، یک برنامه ارتباطی مسئولیت تکمیل هر مؤلفه را به یک عضو تیم پروژه واگذار می کند.

در این مرحله ، تشریح چگونگی برقراری ارتباط و حل و فصل موضوعات در تیم و اینکه چند بار ارتباطات با تیم و ذینفعان یا سرمربی انجام خواهد شد ، مهم است. هر پیام مخاطب در نظر گرفته شده دارد. یک برنامه ارتباطی به مدیران پروژه کمک می کند تا از اطلاعات صحیح و مناسب در زمان مناسب به افراد مناسب اطمینان حاصل کنند.

برنامه مدیریت ذینفعان

یک برنامه مدیریت ذینفعان نحوه استفاده ذینفعان در پروژه را مشخص می کند. گاهی اوقات ذینفعان فقط نیاز به دریافت اطلاعات دارند. در برنامه ارتباطات می توان از آن مراقبت کرد. در صورت نیاز بیشتر از طرف ذینفعان ، یک برنامه مدیریت ذینفعان چگونگی به دست آوردن آن را تشریح می کند.

برنامه مدیریت تغییر

یک برنامه مدیریت تغییر چارچوبی را برای ایجاد تغییر در پروژه ایجاد می کند. اگرچه مدیران پروژه تمایل دارند که از ایجاد تغییرات در پروژه جلوگیری کنند ، اما بعضی مواقع اجتناب ناپذیر است. برنامه مدیریت تغییر پروتکل ها و فرایندهایی را برای ایجاد تغییرات ارائه می دهد. برای پاسخگویی و شفافیت بسیار مهم است که حامیان پروژه ، مدیران پروژه و اعضای تیم پروژه از برنامه مدیریت تغییر پیروی کنند.