چگونه می توان با موفقیت با موفقیت اولین پروژه خود را مدیریت کرد
محتوا
- 5 مرحله از روند پروژه:
- مراحل اساسی برای معرفی پروژه:
- دامنه را تعریف کنید
- منابع موجود را تعیین کنید
- جدول زمانی را درک کنید
- جزئیات کار
- یک برنامه مقدماتی تهیه کنید
- برنامه پایه خود را ایجاد کنید
- درخواست تنظیمات پروژه
- تیم پروژه خود را مونتاژ کنید
- برنامه خود را کار کنید
- پیشرفت تیم خود را نظارت کنید
- همه چیز را مستند کنید
- همه را مطلع نگه دارید
- مراحل را دنبال کنید
شما به تازگی مسئولیت یک پروژه مهم جدید را بر عهده گرفته اید. واضح است که رئیس شما این فرصت را به عنوان رأی اعتماد به نفس به مهارت های شما ارائه می دهد. و در حالی که شما هیجان زده هستید ، این اولین بار است که مسئول یک پروژه کامل هستید.
شروع برای اولین بار چالش برانگیز است. با این حال ، روش هایی وجود دارد که به شما کمک می کند پاهای خود را خیس کنید. مدیریت پروژه با مراحل و مراحل مشخصی برای هدایت افراد تازه در مدیریت پروژه به سمت یک پروژه موفق به روندی تبدیل شده است.
5 مرحله از روند پروژه:
- شروع: پروژه با شناسایی نیاز به ایجاد پروژه آغاز می شود
- برنامه ریزی: برنامه ریزی کار پروژه
- اعدام: انجام کار
- مدیریت و کنترل: کلیه کارهایی که در طول پروژه انجام می دهید تا پیشرفت را کنترل کنید
- بسته شدن: تکمیل و تحویل پروژه و به تعویق انداختن تیم
این مراحل برای هر پروژه یکسان است. و به یاد داشته باشید ، شما مدیر پروژه هستید ، نه سرپرست خط مقدم. کار شما مدیریت پروژه است نه مردم.
مراحل اساسی برای معرفی پروژه:
در مرحله شروع ، پروژه ایجاد می شود و منشور ترسیم می شود که به شما اجازه می دهد مدیر برنامه شوید و یک زنجیره گزارشگری را ایجاد می کنید. مرحله برنامه ریزی در جایی است که شما:
دامنه را تعریف کنید
اولین و مهمترین مرحله در هر پروژه تعریف دامنه پروژه است. قرار است چه کاری انجام دهید یا ایجاد کنید؟ هدف پروژه چیست؟ به همان اندازه مهم نیز تعریف آنچه در محدوده پروژه شما نمی گنجد مهم است. اگر تعریف کافی از رئیس خود ندارید ، دامنه خود را روشن کنید و آن را برای تأیید دوباره به طبقه بالا ارسال کنید.
در حالی که این مثال کمی از موضوع تجاری است ، همه ما می توانیم به یک جشن عروسی مربوط شویم. در برنامه ریزی برای پذیرایی از عروسی ، شما می توانید به اندازه وظیفه خود عمل کنید: برای 100 مهمان که همراه شام ، نوار روباز ، کیک عروسی و یک باند زنده برای رقصیدن در یک تاریخ خاص و با هزینه ای که بیش از 20،000 دلار نباشد ، یک جشن عروسی تهیه کنید.
منابع موجود را تعیین کنید
چه افرادی ، تجهیزات و پول برای دستیابی به اهداف پروژه در دسترس خواهید داشت؟ شما به عنوان یک مدیر پروژه ، شما معمولاً کنترل مستقیمی بر این منابع نخواهید داشت ، اما مجبورید آنها را از طریق مدیریت ماتریس مدیریت کنید.
مدیریت ماتریس به استفاده از سلسله مراتب تنظیم شده در شرکت برای انجام کارهایی که شما باید انجام دهید اشاره دارد. اگر جو برای پروژه شما و بخش خود نیز کار می کند ، مجبور است به دو رئیس گوش دهد. به عنوان مدیر پروژه ، سعی کنید با سرپرستان افراد یا صاحبان وسایلی که وام گرفته اید در تماس باشید تا بتوانید درگیری ها را حل کنید.
جدول زمانی را درک کنید
چه زمانی پروژه باید به اتمام برسد؟ در هنگام تهیه نقشه پروژه ، ممکن است در نحوه استفاده از زمان در طول پروژه انعطاف پذیری داشته باشید ، اما مهلت ها معمولاً مانند موارد پذیرایی عروسی ثابت است. اگر تصمیم دارید از ساعت های اضافه کاری برای تحقق برنامه استفاده کنید ، باید آن را در برابر محدودیت بودجه خود وزن کنید.
جزئیات کار
قطعات اصلی یا مؤلفه هایی که باید برای تکمیل پروژه ایجاد شوند چیست؟ به عنوان مثال ، پذیرایی عروسی در سطح بالایی نیاز دارد: یک سالن پذیرایی ، غذا ، نوشیدنی ، کیک ، مهمانان و سرگرمی. البته ، هر یک از این موارد بزرگتر را می توان در بسیاری از موارد اضافی تقسیم کرد. این مرحله بعدی است.
در مثال پذیرش عروسی در بالا ، به احتمال زیاد شما یک تیم یا شخص مسئول اجزای مختلف را دارید. با اعضای تیم خود کار کنید تا جزئیات لازم برای دستیابی به هر مورد اصلی را بیان کنید.
فرد مسئول غذا باید گزینه ها ، محدودیت هزینه ها را درک کند و انتخاب هایی را انجام دهد که از دستیابی به این حوزه پشتیبانی کند. مراحل کوچکتر را در هر یک از مراحل بزرگتر ذکر کنید. چند مرحله در عمق مراحل شما بروید به اندازه و پیچیدگی پروژه شما بستگی دارد.
یک برنامه مقدماتی تهیه کنید
تمام مراحل خود را در یک طرح جمع کنید. یک راه خوب برای این کار ، استفاده از جدول اولویت است که مشخص می کند چه مواردی باید موارد دیگر را رعایت کنند. شیوه های رسمی مدیریت پروژه خواستار ایجاد آنچه که یک نمودار شبکه نامیده می شود و شناسایی مسیر بحرانی است. در حالی که ممکن است این فراتر از نیازها یا سطح دانش شما باشد ، مسئله اصلی این است که فعالیت ها را به ترتیب مناسب و سپس اختصاص منابع به فعالیت ها انجام دهیم.
سؤالاتی که باید بپرسید عبارتند از: اول چه اتفاقی می افتد؟ قدم بعدی چیست؟ کدام مراحل می تواند همزمان با منابع مختلف انجام شود؟ چه کسی قرار است هر مرحله را انجام دهد؟ چقد طول میکشه؟ بسته های نرم افزاری بسیار خوبی در دسترس هستند که می توانند بسیاری از این جزئیات را برای شما به طور خودکار بسازند. از دیگران در موقعیت های مشابه سؤال کنید که چه چیزی استفاده می کنند.
برنامه پایه خود را ایجاد کنید
درباره برنامه اولیه خود از تیم خود و سایر ذینفعان بازخورد بگیرید. جدول زمانی و برنامه های کاری خود را تنظیم کنید تا پروژه در زمان موجود متناسب باشد. برای تهیه یک برنامه پایه ، هرگونه تنظیمات لازم را در برنامه اولیه انجام دهید.
درخواست تنظیمات پروژه
تقریباً هیچ وقت ، پول و استعدادی کافی برای یک پروژه اختصاص نمی یابد. کار شما این است که با منابع محدودی که دارید انجام دهید. با این حال ، اغلب محدودیت هایی برای یک پروژه وجود دارد که به سادگی غیر واقعی است. شما باید پرونده خود را مطرح کرده و آن را به رئیس خود ارائه دهید و درخواست کنید این محدودیت های غیرواقعی تغییر کند. تغییرات را در ابتدای پروژه بخواهید. منتظر نمانید تا مشکل برای درخواست تغییراتی که شما نیاز دارید صبر کنید.
هنگامی که شروع به دستیابی به منابع و تهیه مواد لازم کرده اید ، در مرحله اجرا هستید. در این مرحله شما نیز هستید:
تیم پروژه خود را مونتاژ کنید
افراد تیم خود را جمع کنید و گفتگو را شروع کنید. آنها کارشناسان فنی هستند. به همین دلیل سرپرست عملکردی آنها را به پروژه اختصاص داده است. وظیفه شما مدیریت تیم است.
برنامه خود را کار کنید
تهیه طرح مهم است ، اما می توان طرح را تغییر داد. شما برنامه ای برای رانندگی برای کار هر روز صبح دارید. اگر یک تقاطع توسط یک حادثه مسدود شده است ، شما برنامه خود را تغییر می دهید و به روشی متفاوت می روید. همین کار را با برنامه های پروژه خود انجام دهید. آنها را در صورت لزوم تغییر دهید ، اما همیشه دامنه و منابع را در خاطر داشته باشید.
همانطور که برنامه شما آشکار می شود و کار به پایان می رسد ، وارد مرحله نظارت و کنترل می شوید. در این مرحله ، شما برای کنترل هزینه ها ، منابع و کیفیت و همچنین:
پیشرفت تیم خود را نظارت کنید
شما در ابتدای پروژه پیشرفت کمی خواهید داشت ، اما از آن زمان شروع به نظارت بر آنچه همه به هر حال می کنند نظارت کنید. این امر باعث می شود تا مسائل قبل از بروز مشکلات آسان تر شود.
همه چیز را مستند کنید
سوابق را حفظ کنید. هر بار که برنامه اولیه خود را تغییر می دهید ، یادداشت کنید که چه تغییری ایجاد شده و چرا ضرورت بوده است. هر زمان که یک نیاز جدید به پروژه اضافه شود ، بنویسید که این الزام از کجا آمده است و چگونه جدول زمانی یا بودجه به دلیل آن تنظیم شده است. شما نمی توانید همه چیز را به خاطر بسپارید ، بنابراین آنها را بنویسید و قادر خواهید بود تا آنها را در بررسی پایان پروژه جستجو کرده و از آنها یاد بگیرید.
همه را مطلع نگه دارید
همه ذینفعان پروژه را از پیشرفت آگاه نگه دارید. به آنها بگویید که موفقیت شما را در هنگام تکمیل هر نقطه عطف می دانند ، بلکه به محض بروز مشکلات ، آنها را از مشکلات مطلع کنید.
همچنین تیم خود را آگاه نگه دارید. اگر تغییراتی در نظر گرفته شده است ، در حد توان خود در مورد آنها به تیم بگویید. اطمینان حاصل کنید که همه افراد حاضر در تیم از آنچه دیگران انجام می دهند آگاه هستند.
مراحل را دنبال کنید
لازم نیست شما یک مدیر رسمی پروژه باشید تا یک ابتکار پروژه را رهبری کنید. با این حال ، شما باید از ابزارها ، منطق و مراحل مدیریت پروژه استفاده کنید تا اهداف خود را روشن کنید ، جزئیات کار را تفصیل دهید و تیمی را برای اجرای خود ایجاد کنید در حالی که همه آنرا مدیریت می کنید.
