نحوه تهیه یک برنامه برای برون سپاری
محتوا
بحث های زیادی درمورد برون سپاری در رسانه باعث می شود که این مسئله پیچیده به نظر برسد ، اما بسیار ساده است. حتی در خانه هایمان ، ما وظایف بسیاری را بر عهده داریم: پخت و پز ، نگهداری چمن های خود و مراقبت از کودک ، فقط برای نامگذاری چند مورد. وقتی وقت ، تمرکز یا مهارت لازم برای انجام کار را نداریم ، به دنبال کسی هستیم که بتواند و کسی که کار را با قیمتی انجام دهد که ما توانایی پرداخت آن را داشته باشیم. شرکتها به همان روش کار می کنند ، حتی اگر تصمیمات آنها ممکن است عوامل و تصمیم گیرندگان بیشتری را درگیر کند.
فرآیند توسعه
اما درست همانطور که خانواده ها تصمیمات متفاوتی می گیرند ، شرکت ها می توانند تصمیم های مختلفی راجع به برون سپاری بگیرند. هیچ الگویی وجود ندارد که برای همه بنگاهها کار کند ، اما روندی وجود دارد که همه بنگاهها باید در نظر داشته باشند:
تحقق
در گذشته ، بسیاری از شرکت ها حتی نمی دانسته اند که برون سپاری چیست. امروز ، آنها درمورد برون سپاری می دانند ، اما ممکن است متوجه نباشند که چه تعداد برنامه های برون سپاری (و برون سپاری) را که قبلاً آنها فعالیت می کنند ، انجام می دهند: کپی کردن مراکز ، صندوق های پستی ، مدیریت تسهیلات ، IT و حتی بخش هایی از یک بخش حقوقی شرکت. مشاغل برون سپاری ممکن است هر مشکلی را حل نکند ، اما با آگاهی از نسل قبلی قراردادها پروژه های جدید را شناسایی کرده و بینش ارزشمندی را ارائه می دهد.
تعیین هدف
برای اینکه در ایجاد یک برنامه برون سپاری موفق باشید ، باید اهداف خاصی را تعریف کنید ، از جمله اینکه هزینه های کلی شرکت را به میزان پنج درصد کاهش دهید ، روی کارایی یک مکان واحد تمرکز کنید ، یا فقط به عملکردهایی که در یک واحد تجاری انجام می شود نگاه کنید. اهداف نیازی به جزئیات فوق العاده ای ندارند. با افزایش تجربه برون سپاری شما ، تعاریف تغییر می کنند.
مشارکت
برای مشارکت در این طرح ، تأیید مفروضات و ارائه قضاوت متخصص به شرکت کنندگان در بسیاری از زمینه های تخصصی نیاز دارید. وقتی از یک برنامه کلی به سمت پروژه های خاص حرکت می کنید ، این روند را تکرار می کنید و زیر گروه هایی با دانش حتی خاص تر ایجاد می کنید.
شناسایی
اکنون که اهداف و کارشناسانی برای شناسایی و تفسیر اطلاعات دارید ، زمان آن رسیده است که پروژه های خاصی را برای برنامه برون سپاری خود مشخص کنید. هر بنگاه معیارهای متفاوتی را ایجاد می کند و به همان اندازه که از طریق تحلیل مالی یا عملیاتی توسط فرهنگ هدایت می شود ، هدایت می شود ، اما معیارهای متداولی وجود دارد که باید به آنها توجه کنید:
- تصمیمات قبلی: شرکت شما احتمالاً تصمیمات قبلی را در مورد استفاده از غیر کارمندان ، مانند کارگران موقت یا قراردادهای خدماتی اتخاذ کرده است. برای جزئیات بیشتر با تدارکات و PMO خود (دفتر مدیریت پروژه) کار کنید. ببینید که چگونه آنها به مسائل موجود در این لیست پرداخته و به تدریس دروس آموخته شده پرداختند.
- تجربه و تخصص: آیا شما وظایف خود را انجام می دهید یا محصولاتی را بدون تخصص کافی تولید می کنید ، یا برای حفظ مدیران مشکل دارید؟ آیا مدیریت فعلی برنامه ای برای رفع این مشکلات دارد؟ اگر نه ، این می تواند یک پروژه برون سپاری خوب باشد.
- کیفیت: حتی اگر یک کارکرد دارای افرادی با مهارت های مناسب و مدیران با تجربه باشد ، ممکن است شما سطح خدمات مورد نیاز خود را بدست نیاورید. آیا مدیر نظرسنجی مشتری را انجام می دهد؟ مشتریها درباره محصولات یا خدمات چه می گویند؟ شکاف در کیفیت یا عدم علاقه به خدمات به مشتری پرچم دیگری برای برون سپاری است.
- هزینه: یک سرویس فوق العاده با کیفیت بالا و لزوماً ارزش خوبی ندارد. هزینه های شما با رقبا چگونه مقایسه می شود؟ آیا این عملکرد گزارشهای ماهانه را ایجاد می کند: هزینه های واحد ، هزینه عملیاتی ، روند هزینه های چند ساله؟ اگر این عملکرد نتواند این گزارش ها را تولید کند ، ممکن است یک سرویس برون سپاری شفافیت بیشتری را در عملکردهای شما ایجاد کند.
- مقیاس: وقتی کل شرکت خود را بررسی می کنید ، بسیاری از اکتشافات غیر منتظره را انجام می دهید. متمرکز بمان! یک پروژه بزرگ نسبت به تعدادی از پروژه های کوچکتر کاندیدای بهتری برای برون سپاری است. این پروژه بزرگ تنها به منابع اداری و مدیریتی کمتری نیاز دارد. یک لیست جامع نگه دارید ، اما فقط نامزدها را انتخاب کنید که تأثیر بزرگی در اولین موج پروژه شما دارند.
- امنیت: اکنون شما ایده خوبی در مورد پروژه های بالقوه دارید. زمان آن است که آنها را مطابق با استانداردهای امنیتی فیلتر کنید. امنیت موضوعی پیچیده و بحث برانگیز است. استانداردهای مختلفی در صنایع مختلف اعمال می شود و برخی از بنگاه ها نسبت به رقبای خود از امنیت بیشتری برخوردار هستند. استانداردهای داخلی و صنعت را درک کنید و بر این اساس پروژه های برون سپاری را محدود کنید. در بحث های خود حقوقی ، فناوری اطلاعات ، امنیت شرکت ، انطباق (در صورت وجود) و هر بخش "خطر" را درج کنید.
- اولویت بندی: هر مورد فوق (و شاید سایر خصوصیات) باید به ثمر برسد ، و پس از آن به هر پروژه باید "مقدار برون سپاری" اختصاص یابد. بدون شک ، اگر نمرات آنها دقیق باشد ، و اگر ویژگی های دیگری باید در نظر گرفته شود ، بحث های زیادی در مورد اینکه کدام ویژگی ها مهمترین هستند ، مطرح می شود. اگر این روند ماه ها یا حتی سال ها ادامه دارد تعجب نکنید.
- ارتباطات: تا زمانی که شما در اولویت بندی پروژه های بالقوه قرار گرفتید ، جلسات زیادی برگزار کرده اید و با بسیاری از افراد گفتگو کرده اید. انتظار دارید این بخش از مباحث مربوط به اطلاعات عمومی در بخشهایی باشد که شما برای انجام امور برون سپاری هدف گذاری کرده اید. همیشه فرض کنید که این مباحث اغلب در زمان واقعی به جمع کارمندان شما خواهد رسید. ارتباطات شرکتی با دقت فکر شده باید آماده و آماده باشند. هرگز اجازه ندهید که شایعات به منبع اطلاعاتی بهتر از واقعیت تبدیل شوند.
اعدام
در پایان این روند ، شما برنامه برون سپاری اولیه خود را خواهید داشت. مراحل اجرایی این طرح مراحل بسیار دیگری وجود دارد: تأیید داده ها ، ایجاد کمیته های فرعی برای پروژه های خاص ، شناسایی فروشندگان ، اجرای خلبانان ، اعطای قراردادها و موارد دیگر. با این حال ، تدوین برنامه شما اولین و مهمترین مراحل را برای شما فراهم می کند.
