نقش و هدف منشور پروژه
محتوا
منشور پروژه بطور رسمی یک پروژه را در یک سازمان تشریح می کند. این محدوده اهداف پروژه را به دست می آورد ، و همچنین افراد درگیر ، نقاط عطف ، بودجه و خطرات احتمالی را شامل می شود. بسیاری از سازمان ها این سند را به عنوان بخش اساسی برنامه ریزی پروژه در نظر می گیرند - اگرچه این همان طرح یک پروژه نیست ، زیرا به جزئیات تک تک وظایف پروژه نمی رسد.
منشور پروژه مؤثر ممکن است موارد زیر را انجام دهد:
- دامنه و اهداف پروژه را تشریح کنید
- اطمینان حاصل کنید که حامیان مالی پروژه و همه ذینفعان در یک پروژه همسو هستند
- یک مرجع واضح و روشن برای همه شرکت کنندگان در یک پروژه باشید
- به حامیان مالی پروژه کمک کنید تا هنگام خرید هنوز مورد تأیید سهامداران قرار بگیرند
منشور پروژه بسته به نوع پروژه و سازمان می تواند متفاوت باشد ، اما عناصر اصلی معمولاً شامل پیشینه پروژه ، ذینفعان ، بودجه ، خطرات ، نقاط عطف ،
پیشینه پروژه
در بخش اول منشور پروژه جزئیات اساسی مانند نام پروژه ، حامیان مالی پروژه و مدیر و تاریخ تهیه سند ارائه خواهد شد.
در این بخش اهداف پروژه نیز توضیح داده خواهد شد. می توانید به یک پرونده تجاری یا قراردادی که پروژه را هدایت می کند مراجعه کنید یا به سادگی توضیح دهید که چرا برای سازمان مهم است؟ باید توجه داشت که چرا این پروژه آغاز شده است: آیا مشکلی برای تجارت ایجاد می کند؟ آیا این روند جدیدی را برطرف می کند؟ آیا از جهت استراتژیک کلی شرکت پشتیبانی می کند؟
سهامداران
این موضوع به تشریح افراد و بخش هایی می پردازد که در این پروژه درگیر هستند. این امر به عملکرد ناچیز هر پروژه در پروژه نمی رسد ، اما در عوض نقش های کلی و درگیری را تصدیق می کند. به عنوان مثال ، شما می توانید حامیان اصلی پروژه ، مدیران پروژه ، اعضای تیم ، هر کارگر یا شرکای برون سپاری و مشتری ها را در صورت لزوم لیست کنید. پروژه های بزرگتر ممکن است همه افراد درگیر را فهرست نکند ، اما درعوض ممکن است بخش مربوط به جنبه خاصی از یک پروژه را یادداشت کند.
اهداف
در اینجا ، شما در حال پاسخ دادن به این سؤال هستید ، "چگونه ما می دانیم چه زمانی به پایان رسیدیم؟" این شامل آنچه شما انتظار دارید پروژه را تحویل دهد و چگونه می دانید در آنجا به آنجا رسیده اید ، می باشد. به عنوان مثال ، در یک پروژه راه اندازی سیستم ضبط زمان برای همه بخش ها ، هدف می تواند این باشد: "همه تیم ها تا پایان سال از سیستم زمان بندی استفاده می کنند."
همچنین ، یادداشت کنید که چه کسی مسئول توافق بر سر رسیدن به این هدف است. در پایان پروژه از هرگونه مشکلی جلوگیری می شود که ناگهان هیچ کس آماده نیست تا کار را به صورت کامل انجام دهد.
بودجه
در این مرحله ممکن است شما تمام جزئیات مربوط به کارهای پروژه را نداشته باشید ، بنابراین نمی توانید بودجه کامل و کامل پروژه را در کنار هم قرار دهید. با این وجود ، می توانید محدودیت های بودجه یا برآورد سطح بالا از هزینه های مورد انتظار را یادداشت کنید.
خطرات
همه پروژه ها خطرات دارند. این بخش از منشور پروژه نسخه اولیه گزارش ریسک پروژه شما را تشکیل می دهد. خطرات موردنیاز خود را در این مرحله مستندسازی کنید تا تیم مدیریت بتواند ببیند چه چیزی می تواند در پیشبرد پروژه تأثیر بگذارد.
نقاط عطف
اگر می دانید نقاط عطف سطح بالا آنها را در منشور پروژه در این بخش قرار می دهد. حداقل باید تاریخ تخمین زده شده شروع و پایان پروژه را در نظر بگیرید. شما همچنین باید تاریخ های مرده یا هر چیزی را که در قراردادهایی که با آنها کار می کنید ذکر کنید. شما می توانید بعداً وقتی برای جمع آوری یک طرح دقیق تر پروژه ، این نقاط عطف را به نمودار گانت خود منتقل کنید.
سطح قدرت مدیر پروژه
مگر اینکه در جایی دیگر مشخص و مستند باشد ، ارزش دارد بخشی از منشور را در مورد کارهایی که مدیر پروژه می تواند انجام دهد بدون ورود به سیستم بیشتر از شخص ارشد دیگری انجام دهید. این امر به طور کلی مربوط به میزان تحمل در بودجه و بازه های زمانی است و به صورت زیر بیان می شود: "مدیر پروژه 10٪ تحمل بودجه و 5٪ تحمل را در برنامه دارد. هر انحرافی بالاتر از این حد مجاز باید توسط حامی پروژه امضا شود. "
شما می توانید این بخش را گسترش دهید تا مشخص کنید که در صورت وجود ، مدیر پروژه در مورد استخدام و اخراج کارمندان از تیم پروژه چه وظایفی دارد.
تصویب منشور پروژه
بخش پایانی منشور پروژه بخش مصوبات است. مدیر پروژه و حامی پروژه (یا شخصی که کار را شروع کرده است ، اگر هنوز یک حامی طولانی مدت منصوب نشده است) باید سند را امضا و تاریخ کند. امروز ، احتمالاً این امر از طریق ایمیل است ، بنابراین در صورت نیاز به مراجعه مجدد به آن ، کپی از مجوز ایمیل را در پرونده های پروژه خود نگه دارید.
