3 سناریو هنگام برقراری ارتباط آنلاین درست نیست
محتوا
- از هدف قرار دادن درگیری جلوگیری کنید
- هنگام شروع کار از زدن پیام خودداری کنید
- از ارسال پیام برای ارسال اخبار بد خودداری کنید
راه های زیادی برای برقراری ارتباط آنلاین وجود دارد. از طریق بسیاری از برنامه های موجود در خارج از کشور ، ایمیل ، پیام رسانی یا پیام رسانی وجود دارد که آن را پشتیبانی می کند. اما استفاده از ایمیل یا پیام رسانی همیشه موثرترین راه برای برقراری ارتباط نیست.
در شرایط خاص ، باید از آنها دوری کنید. مطمئناً آسان است که پشت کامپیوتر خود مخفی شوید و آنچه را که می خواهید از طریق کیبورد بگویید بگویید. اما گاهی اوقات شما نیاز دارید که پا به جهان بگذارید و از صدای خود استفاده کنید.
در اینجا سه موقعیت وجود دارد که اگر به ارسال ضربه نزنید بهتر است.
از هدف قرار دادن درگیری جلوگیری کنید
همه ما بخشی از یک ایمیل یا پیام پیام بین دو طرف هستیم که سعی در حل مسئله دارند. بعضی اوقات ، ممکن است شما یکی از دو شرکت کننده اصلی باشید و یا شاید شما فقط یکی از بسیاری از افرادی باشید که شخصی خود را مجبور به درگیر کردن شما کرد.
با هر پاسخ ایمیل یا پیام ، مسئله افزایش می یابد. در پایان ، آنچه که شاید یک موضوع نسبتاً کوچک بود ، بسیار بزرگتر شده است. این معمولاً منجر به یک دیدار چهره به چهره بین دو طرف و همچنین یک سرپرست یا مدیر برای حل مناقشه می شود.
به جای استفاده از ایمیل یا پیام رسانی برای حل و فصل اختلافات یا با آن شخص تماس بگیرید یا یک جلسه چهره به چهره برنامه ریزی کنید. اگر گیرنده ایمیل یا پیام شخص دیگری هستید که سعی در حل مسئله دارید ، در برابر وسوسه پاسخ از طریق ایمیل مقاومت کنید. تلفن را بردارید یا وارد دفتر شخص دیگری شوید و بگویید: "من ایمیل شما را دریافت کردم و فکر کردم شاید بهتر باشد اگر این وضعیت را بطور یکجا مطرح کنیم که بر خلاف آن از طریق ایمیل مخالف است. شما چند دقیقه فرصت صحبت دارید؟ "
اگر ایمیل تنها گزینه شماست ، سایر افراد را در آن کپی نکنید. انجام این کار مسئله را افزایش می دهد. اگر در پایان دریافت چنین ایمیلی قرار دارید "به همه پاسخ ندهید" ضربه بزنید. به سادگی فقط به فردی که ایمیل ارسال کرده است پاسخ دهید. اگر شما به همه جواب می دهید ، پاسخ شما باید بگوید ، "من ممنونم که این وضعیت را به من جلب کرده ام. فقط در یک دقیقه برای گفتگو با شما تماس می گیرم." این به هرکسی که کپی شده است هشدار می دهد که شما در حال مراقبت از وضعیت یک به یک هستید.
هنگام شروع کار از زدن پیام خودداری کنید
پس از یک وضعیت ناراحت کننده یا تعامل ، آنچه ما نیاز داریم دوره خنک کننده است. ایمیل و پیام رسانی خود را به این امر وام نمی دهند. با طراحی آنی است. درعوض ، پس از آرام کردن ، با او تماس بگیرید یا با او دیدار کنید تا درباره اوضاع صحبت کند. اگر در حال دریافت ایمیل ایمیلی هستید ، از پاسخ دادن به پاسخ خودداری کنید. به خودتان فرصت دهید تا آرام شوید و سپس با شخص تماس بگیرید و از او بخواهید چهره به چهره بحث کند.
در آینده تصمیم بگیرید که در هنگام ناراحتی هرگز از ایمیل یا پیام رسانی استفاده نکنید. این خود را به یک پیمان غیرقابل مذاکره تبدیل کنید.
اگر احساس ناراحتی می کنید چیزی بنویسید وقتی ناراحت هستید ، یک پیام بنویسید. حتی اگر قصد ارسال پیام را ندارید ، آن را به ایمیل وارد نکنید. شما اولین نفری نخواهید بود که بجای دکمه "ذخیره" ضربه "ارسال" را بزنید.
از ارسال پیام برای ارسال اخبار بد خودداری کنید
هیچ کس دوست ندارد اخبار بد را دریافت کند و دریافت آن از طریق ایمیل یا پیام می تواند نمک را به زخم اضافه کند. آیا تاکنون به یک مشتری نامه ارسال کرده اید تا به آنها بگویید که سفارش آنها به تاخیر افتاده است؟
اگر جواب هر یک از این سؤالها بله است ، استفاده از ایمیل یا پیام رسانی را برای برقراری اخبار بد متوقف کنید.استفاده از ایمیل یا پیام رسانی برای برقراری ارتباط اخبار بد می تواند پیامی را برای شما ارسال کند که به آن اهمیتی نمی دهید یا اینکه مسئله به اندازه کافی مهم نیست تا توجه شخصی شما را تضمین کند. وقتی برای برقراری خبرهای بد از ایمیل یا پیام رسانی استفاده می کنید ، هیچ راهی برای قضاوت در مورد واکنش شخص ندارید. به احتمال زیاد ، مردم ناامید یا ناراحت خواهند شد. اگر خبر را به صورت حضوری تحویل نمی دهید ، ممکن است احساس ناامیدی آنها افزایش یابد و وضعیت بدتری ایجاد کند.
آخر اینکه ، در این سناریو از ایمیل یا پیام رسانی استفاده می کنید ، ناجوانمردانه ظاهر می شوید. مشتریان ، همکاران ، کارفرمایان و دوستان از افرادی که شجاعت برقراری اخبار بد را بصورت حضوری دارند قدردانی می کنند.
اگر مطمئن نیستید که پیام شما به عنوان خبر بد صحیح است که از خودتان بپرسید ، "آیا می خواهم از طریق این نوع اخبار یک ایمیل یا پیام دریافت کنم یا ترجیح می دهم که آن را به صورت شخصی ارتباط برقرار کنم؟" سپس طبق آن عمل کنید.
در حالی که شکی نیست که ایمیل یا پیام رسانی وسیله ای سریع و کارآمد برای برقراری ارتباط است ، اما همیشه روش مناسبی نیست. دستورالعمل های بالا را دنبال کنید و از استفاده از ایمیل یا پیام در هنگام نامناسب بودن انجام این کار خودداری کنید.
