روشهای مدیریت جلسه به بهبود بهره‌وری کمک می کند
محتوا
- کلید مدیریت جلسه - ایستاده PAT
- جلسات خود را به موقع شروع کنید
- جلسه را با موضوع حفظ کنید
- یادداشت ها و جلسات جلسات را نگه دارید و توزیع کنید
- خط پایین
ما بسیاری از زندگی خود را در جلسات می گذرانیم. در بسیاری موارد ، شیوه های مدیریت نامناسب جلسه باعث عدم استفاده از زمان شرکت کنندگان می شود. در مقاله مرتبط ، ما می خواهیم پنج سناریوی جلسات مشترک را به رویدادهای تولیدی تبدیل کنیم. در اینجا ایده های دیگری برای حمایت از تقویت ابزار ، بهره وری و تأثیر جلسات ارائه شده است.
کلید مدیریت جلسه - ایستاده PAT
برخی از مدیران از P.A.T استفاده می کنند. رویکرد به جلسات ، نیاز به یک پمتوقف کردن ، آدستور کار ، و تیimeframe تسلیم شرکت کنندگان با این نکات مهم در زمینه پیش زمینه این جلسه ، اطمینان حاصل می کند که افراد برای حضور در این جلسه آماده شده و از هدف کلی جلسه حمایت می کنند. P.A.T آشکار رئوس مطالب به اطمینان از یک جلسه تولیدی کمک می کند.
شما باید حداکثر هدف جلسه را در 1 یا 2 جمله تعریف کنید. "این جلسه برای برنامه ریزی تبلیغات جدید بازاریابی است" یا "این جلسه بررسی سیاست جدید حمل و نقل برای رسیدگی به بازده ها است." هدف کمک می کند تا همه بدانند که چرا در آنجا هستند ، چه کاری باید انجام شود و چگونه می توان پیشرفت را راهنمایی کرد و به نتیجه رسید.
یک دستور کار تنظیم کنید. مواردی را که می خواهید برای مرور / بحث / بازرسی قرار دهید ، لیست کنید. ما دوست داریم برای هر مورد دستور کار محدودیت زمانی اختصاص دهیم (به تصویر زیر مراجعه کنید) و شخصی را که مسئولیت تعدیل بحث را بر عهده دارد ، شناسایی کنیم. یک بازه زمانی تنظیم کنید. حداقل زمان شروع و پایان را تنظیم کنید. ما همچنین توصیه می کنیم مدت زمان برای هر مورد را در دستور کار قرار دهید. اینها باید به بازه زمانی کلی جلسه برسند.
جلسات خود را به موقع شروع کنید
اگر در یکی از آن فرهنگهایی کار می کنید که افراد تا پنج یا ده دقیقه بعد از زمان شروع برنامه ریزی شده ، در جلسات به هم بزنند ، زمان آن است که روند جدیدی را شروع کنید. یک بنگاه اقتصادی مدیران خود را تشویق می کند که در زمان شروع برنامه ریزی شده درب را ببندند و کسانی که دیر می کنند از حضور در آن استقبال نمی کنند. اگرچه این ممکن است بیشتر از آنچه شما برای اقدام به آن اهمیت می دهید ، خیره کننده باشد ، شما نباید در مورد ترتیب جلسه ، بررسی هدف ، تأیید انتظارات و زمان بندی ، هیچگونه نقیبی نداشته باشید.
منتظر نشوید که صبرگرها ظاهر شوند. وقتی کسی دیر رسید ، به عقب برنگردید و آنچه را که قبلاً پوشیده شده است بررسی نکنید. در ادامه با مباحث جلسه خود همراه باشید. این برای سرسخت کننده ناخوشایند خواهد بود و شانس ورود او به موقع در جلسه بعدی را بهبود می بخشد.
اگر سازمان دهنده / حامی جلسه به موقع حاضر نشدید ، جلسه را لغو کنید و به کار خود برگردید. مدت انتظار پنج تا هفت دقیقه معقول است. شانس این است که برگزارکننده جلسه به یک مشکل غیرمنتظره رسید و ترجیح می دهد وقت خود را برای انتظار او تلف نکنید.
جلسه را با موضوع حفظ کنید
یک عمل خوب این است که به کسی وظیفه نگه داشتن همه را در طول جلسه اختصاص دهید. اغلب اوقات ، بحث ها به چرخش عقاید ، ایده ها ، حقایق و احساسات می پردازند. در عوض ، نقش را اختصاص دهید و به همه حضار آگاه كنید كه اگر فرد بحث و گفتگو را از دستور كار و موضوع خاص بحث خارج كند ، این فرد دخالت خواهد كرد. در برخی از بنگاهها ، این نقش به عنوان "مسیر ترافیک" ، در برخی دیگر "نگهدار موضوع" عنوان می شود. صرف نظر از برچسب ، نقش در تقویت اثربخشی و بهره وری جلسات شما بسیار کمک کننده است.
اگر مباحث دیگری مطرح شود که خارج از دستور کار است اما برای بحث مهم است ، این موارد باید به طور واضح اسیر شده و در "پارکینگ" برای بررسی و بحث در آینده یا برای یک جلسه گسسته قرار بگیرند. صاحب جلسه این حق را برای خود محفوظ می داند که اگر از هدف کلی جلسه پشتیبانی کند ، اجازه بحث مفرط می دهد.
یادداشت ها و جلسات جلسات را نگه دارید و توزیع کنید
شخصی به غیر از برگزارکننده جلسه ، باید دقایقی از جلسه را حفظ کند. ضبط خوب از صورتجلسه شامل موارد زیر است:
- زمان جلسه ، تاریخ ، مکان
- شرح هدف
- کپی دستور کار
- لیست شرکت کنندگان و لیستی از کسانی که شرکت نکرده اند
- یک لیست خلاصه دقیق از نتیجه گیری ، موارد عملی ، مسئولیت ها و تاریخ های تکمیل. بسیاری از نوت بوک ها از فهرست برنامه ها به عنوان راهنما برای لیست نتیجه گیری و اقدامات استفاده می کنند.
- در صورت لزوم جلسه پیگیری برنامه ریزی شده.
در حالت ایده آل ، یادداشت های جلسه را در اسرع وقت پس از پایان جلسه و مطلقاً در یک روز کاری توزیع کنید. صورتجلسه و یادداشت ها به عنوان یادآوری مهم برای شرکت کنندگان و همچنین منبع اطلاعاتی برای سایر ذینفعان یا ، برای کسانی که جلسه را از دست داده اند ، خدمت می کنند. صورتجلسه ابزاری عالی برای اهرم برای یادآوری مردم و تیمها از اقدامات پیگیری شده انجام شده است.
خط پایین
ممکن است که یک جلسه نتیجه مثبتی داشته باشد و به پیشبرد پروژه ها و افراد به جلو کمک کند ، فقط روی آن حساب نکنید. برخی از تلاش و تقویت عمدی تکنیک های مدیریت جلسات ، شانس شما برای رانندگی را به یک نتیجه عالی بهبود می بخشد.
