نحوه نوشتن نامه های عملکرد کارمندان برای توبیخ
محتوا
- مؤلفه های نامه های توبیخ
- اهمیت امضاها
- فرصتی برای پاسخگویی به کارمندان بدهید
- نمونه نامه توبیخ
- نمونه نامه توبیخ شماره 1 (نسخه متن)
- نمونه نامه توبیخ شماره 2 (نسخه متن)
- شناسنامه دریافت کارمند
نامه های توبیخ نامه نامه هایی است که توسط سرپرست نوشته شده است تا یک بیانیه رسمی از یک مسئله عملکرد ارائه دهد که یک کارمند باید آن را بهبود ببخشد. نامه های توبیخ غالباً گامی در فرایند رسمی عمل انضباطی است که در صورت عدم موفقیت در کار ، می تواند منجر به اقدامات نظمی اضافی برای کارمند و از جمله خاتمه کار شود.
نامه های توبیخ یک مؤلفه مهم در مستندات مربوط به عملکرد عملکرد کارمند برای کارمند و کارفرما است. نامه های توهین آمیز به طور واضح و مشخص عملکردی را که باید بهبود یابد و عواقب آن در صورت عدم بهبود عملکرد را بیان می کند.
این نامه های رسمی رسمی معمولاً پس از هرگونه تلاش برای مربیگری کلامی توسط یک سرپرست دنبال می شوند. با این حال ، آنها اغلب قبل از تصحیح کلامی برای کارمند انجام می شوند - هشدار کلامی یا هشدار رسمی کلامی. همه مراحل باید روی مسئله عملکرد یا مشکلات عملکرد مرتبط باشد.
مؤلفه های نامه های توبیخ
نامه های موثر توبیخ کردن چندین مؤلفه مشترک دارند. آنها باید بیان روشنی از مشکل یا مسئله عملکردی داشته باشند که کارمند باید بهبود بخشد. این ممکن است چندین نمونه از روش هایی را که کارمند می تواند عملکرد خود را برای مطابقت با انتظارات عملکرد تغییر دهد ، ذکر کند. مثال آوردن نمونه به کارکنان یک تصویر مشترک - به معنای مشترک - در مورد انتظارات سرپرست و شرکت می دهد.
در صورت لزوم ، یک جدول زمانی را درج کنید که عملکرد کارمند باید بهبود یابد. این مرجع می تواند به صورت موعد مقرر یا تاریخ پایان باشد که در آن زمان ، سرپرست ارزیابی عملکرد کارمند را دوباره ارزیابی کند.
توضیح دهید که چگونه عدم عملکرد نه تنها بر کارکنان بلکه بر محل کار و موفقیت سازمان تأثیر می گذارد. در مورد عواقبی که یک کارمند می تواند انتظار داشته باشد اگر عملکردشان نتواند پیشرفت کند ، همانطور که در نامه توبیخ توضیح داده شده است ، بیانیه صریح بیان کنید.
اهمیت امضاها
امضای سرپرست یا مدیر کارمند در هنگام توبیخ از اهمیت برخوردار است. این نامه به طور کلی حاوی جمله ای است که امضای کارمند نشان می دهد که نامه را دریافت کرده اند. لزوماً نشانگر این نیست که آنها با مطالب آن موافق هستند. شما باید در این عبارت کاملاً خاص باشید تا کارمند بفهمد که آنها تایید می کنند که رسیدگی به اشتباه نیست.
فرصتی برای پاسخگویی به کارمندان بدهید
شما باید به کارمند فرصت دهید تا به موضوعات مطرح شده در نامه توبیخ پاسخ دهد. اعتراض باید به صورت کتبی ، مورخ و امضا شده توسط کارمند باشد. ممکن است کارمند موافقت کند ، مخالف باشد ، ابراز توهین کند و موارد دیگر. برگرداندن نامه های کارمند به نامه های اصلی توبیخ پیوست شده است.
نمونه نامه توبیخ
این نمونه ای از نامه توبیخ است. الگوی توبیخ نامه را بارگیری کنید (سازگار با Google Docs و Word Online) یا برای مثال های بیشتر در زیر مشاهده کنید.
نمونه نامه توبیخ شماره 1 (نسخه متن)
به: جفری جونز
از: جورج پترسون
تاریخ: 1 سپتامبر 2018
پاسخ: نامه توبیخ
این یک نامه رسمی توبیخ است تا به شما اطلاع دهد عملکرد شما مطابق با سطح مشارکت مورد انتظار نیست. در شغل شما به عنوان یک کارشناس فنی برای پشتیبانی مشتری ، انتظارات شغلی توسط کل گروه متخصصان پشتیبانی فنی و مدیر آنها ایجاد شده است. این بدان معنی است که آنها استاندارد پذیرفته شده برای عملکرد هر متخصص پشتیبانی فنی هستند.
شما نمی توانید به روش های زیر عمل کنید.
- تعداد مشتریانی که شما در یک هفته خدمت می کنید 30٪ پایین تر از حد استانداردی است که بقیه متخصصان پشتیبانی فناوری با آنها ملاقات می کنند.
- میزان دشواری مشکلی که شما برای پاسخ به آنها انتخاب کرده اید ، 40٪ پایین تر از استانداردی است که بقیه کارمندان به آن دست می یابند.
- مدت زمانی که مشتریان با شما در تلفن می گذرانند 25٪ بیشتر از سایر کارمندان است.
همانطور که مشاهده می کنید ، در سه اندازه گیری مهم عملکرد برای شغل خود ، موفق نیستید. سرپرست شما بارها با شما صحبت کرده است و شما آموزش های اضافی نیز دریافت کرده اید. در نتیجه ، ما معتقدیم که شما حاضر نیستید اجرا کنید. این مسئله بر بار کاری بقیه کارکنان فناوری تأثیر می گذارد.
ما باید شاهد بهبود فوری در هر سه زمینه عملکرد یا اقدامات انضباطی اضافی تا و از جمله خاتمه کار باشیم. ما ایمان داریم که شما می توانید پیشرفت کنید. ما باید پیشرفت فوری را ببینیم.
جورج پترسون ، سرپرست
ماریان دمارک ، مدیر منابع انسانی
نمونه نامه توبیخ شماره 2 (نسخه متن)
به: لیندا رودریگز
از: مری ویلمنت
تاریخ: 1 سپتامبر 2018
پاسخ: نامه توبیخ
هدف از این نامه توبیخ این است که شما را به طور رسمی توجه کنید که حضور شما تأثیر منفی بر توانایی شما در انجام کار دارد. در حالی که حقوق و دستمزد ، معافیت کارمندان ملزم به کار در ساعات مشخص نیستند ، یک هفته چهل ساعت کار استاندارد و انتظار می رود.
شما نتوانسته اید حداقل یک روز در هفته از زمان شروع کار جدید خود را نشان دهید و فقط سی و دو ساعت در هفته کار می کنید. مدیر شما از در دسترس بودن زمان FMLA برای مشکلات پزشکی شخصی یا خانوادگی به شما اطلاع داده است. وی همچنین از شما سؤال کرده است که آیا به اقامتگاه احتیاج دارید تا بتوانید کار خود را به طور مؤثر انجام دهید.
وی پیشنهاد کرده است که برای بحث در مورد این موضوعات و حضور خود ، به بخش منابع انسانی مراجعه کنید. شما از هر سه فرصتی که ما برای کمک به شما در بهبود این عملکرد ضعیف ، امتناع کرده اید ، خودداری کردید.
واقعیت این است که شما نمی توانید کار خود را در کمتر از چهل ساعت انجام دهید. شما مهلت هایی را برای تکالیف کاری خود ندارید و تأخیر شما تأثیر منفی بر کار همکاران بخش بازاریابی شما دارد. آنها به دلیل عدم اجرای شما مهلت خود را از دست می دهند.
علاوه بر این ، کار ناتمام شما هنگام اختصاص به همکارانتان ، بار کاری آنها را در حال بارگیری بیش از حد می کند زیرا در حال حاضر مشاغلی دارند که به چهل ساعت کار در هفته نیاز دارند. این ناعادلانه است و ما از همین حالا از این تأثیرات منفی بر محیط کار تحمل نخواهیم کرد.
باید شاهد حضور فوری در حضور شما باشیم یا اشتغال شما را قطع کنیم. این بدان معنی است که شما باید پنج روز در هفته در کار شرکت کنید. اگر پنج روز در هفته در کار خود شرکت نکنید ، نمی توانید اهدافی را که برای آن استخدام شده اید ، برآورده کنید.
خط مشی استاندارد مرخصی پرداخت شده ما به شش روز مریض پرداخت شده و دو روز مرخصی شخصی که شما باید بیش از یک سال استفاده کنید ، می دهد. باید روزهای تعطیل را از قبل درخواست کنید.
شما قبلاً چهار روز از بیماری و تمام روزهای شخصی خود را با غیبت های فعلی خود استفاده کرده اید. ما قصد نداریم زمان بیشتری را به شما اختصاص دهیم. این شما را تنها با دو روز بیمار و زمان تعطیلات پرداخت شده خود باقی می گذارد که باید از قبل درخواست کنید.
اگر غیبت بیش از زمان مرخصی موجود داشته باشید ، ما اشتغال شما را خاتمه می دهیم. امیدواریم که شما درک کنید که چقدر به از دست دادن شغل خود نزدیک هستید. دیگر هیچ اخطاری دریافت نخواهید کرد.
با احترام،
مری ویلمنت ، مدیر
توماس اعتبار ، مدیر منابع انسانی
شناسنامه دریافت کارمند
ایجاد یک ردیف کاغذ از اقدامات توبیخ کارکنان مهم است. این فرایند امکان ایجاد اثبات این امر را فراهم می کند که کارمند توجه کافی از مشکلات را دریافت کرده و اقدامات - از جمله مشاوره - برای اصلاح اوضاع انجام شده است.
یک تأیید ساده برای دریافت راهنمایی ، روشن می کند که کارمند توبیخ دریافت کرده است.
