I-9 محتوای پرونده
محتوا
فرم I-9 ، تأیید صلاحیت شغلی ، شکلی است که توسط وزارت امنیت داخلی ایالات متحده ، خدمات شهروندی و مهاجرت ایالات متحده (USCIS) لازم است ، تا بتواند صلاحیت اشتغال را در ایالات متحده مستند کند. به عنوان یک کارفرما ، شما باید برای هر کارمند استخدام شده فرم I-9 را پر کنید.
الزامات فرم I-9
کلیه کارمندان ، شهروندان و غیر شهروندان ، که پس از 6 نوامبر 1986 استخدام شده اند ، باید در زمان استخدام بخش 1 فرم I-9 را تکمیل کنند. کارفرما وظیفه دارد اطمینان حاصل کند که بند 1 فرم I-9 به موقع و به درستی توسط کارمند تکمیل شده است.
کارفرما همچنین باید تأیید اشتغال را بررسی کند و اطمینان حاصل کند که قسمت های 2 و 3 فرم I-9 به درستی پر شده است. کارفرمایان باید بخش 2 فرم I-9 را با بررسی مدارک دست اول - فقط اسناد اصلی ، غیرقابل خرید - از هویت و صلاحیت شغلی در طی سه روز کاری از تاریخ شروع کار ، تکمیل کنند.
کارمند باید از نظر جسمی حضور داشته باشد و اسناد اصلی آنها باید بصورت حضوری بررسی شود. کارمندی که اسناد اصلی را بررسی می کند باید بخش 2 آی-9 را امضا کند.
این فرم تأیید می کند که شما دو شکل تأیید شده شناسایی را بررسی کرده اید که ثابت می کند کارمند از نظر قانونی مجاز به کار در ایالات متحده است.
کارفرمایان یا نمایندگان مجاز آنها هنگام تایید مجدد اینکه یک کارمند واجد شرایط کار در ایالات متحده است ، باید بخش 3 را پر کنید. هنگام استخدام مجدد کارمند در طی سه سال از تاریخ اولیه I-9 ، کارفرمایان این گزینه را دارند که فرم I-9 جدید را تکمیل کنند یا بخش 3 را تکمیل کنند.
بطور دوره ای ، شما باید فرم های I-9 را ممیزی کنید تا اطمینان حاصل کنید که برای هر کارمند فرم تکمیل شده دارید. شما باید صحت و صحت را بررسی کرده و مدارکی را در مورد حسابرسی و هرگونه آموزشی که کارمندان در حال تکمیل یا ذخیره I-9 ها هستند ، ذخیره کنید. بنابراین ، مهم است که تمام I-9 های کارمند و مدارک همراه را در یک پرونده پرسنلی جداگانه نگه دارید.
ذخیره سازی فرم های I-9 تکمیل شده
دولت ممکن است این اشکال را برای رعایت بازرسی بررسی کند. اگر کارمندان دولت این کار را انجام دهند ، شما نمی خواهید به آنها اجازه دهید به پرونده های پرسنل شخصی کارمندان خود و اطلاعات محرمانه ای که در آن ها وجود دارد دسترسی پیدا کنند. بنابراین ، به نفع محرمانه بودن کارکنان و دسترسی محدود ، I-9 های کارمند خود را در یک پوشه جداگانه که مخصوص ذخیره سازی I-9 است ، جدا کنید.
این از حریم شخصی کارکنان شما محافظت می کند و همچنین کارفرمای را از پاسخ به سؤالات اضافی که توسط محتوای پرسنل کارمندان مطرح می شود نجات می دهد. بنابراین ، مهم است که از باز کردن شرکت خود برای تحقیقات بیشتر توسط کارمندان USCIS جلوگیری کنید.
I-9 پرونده پرونده و مجازات
طبق قانون ، کارفرمایان حداقل سه روز کاری برای تولید فرم I-9 مهیا می کنند. غالباً ICE از کارفرمای درخواست می کند که مستندات حمایتی را ارائه دهد ، که ممکن است شامل یک نسخه از حقوق و دستمزد ، لیست کارمندان فعلی ، مقالات مربوط به ثبت نام و مجوزهای تجاری باشد.
در صورت مشاهده تخلفات فنی یا رویه ای ، کارفرمای 10 روز کاری برای انجام اصلاحات دارد. کارفرما همچنین می تواند به دلیل هرگونه تخلف اساسی یا اصلاح ناقص جریمه شود.
خط پایین
با توجه به تلاش های اجرایی ICE ، کارفرمایان به دلیل عدم تکمیل و ذخیره صحیح فرم های I-9 برای هر کارمند ، به طور فزاینده ای با اتهامات کیفری که بر مدیران ، مالکان و کارمندان منابع انسانی (HR) اعمال می شود ، مواجه شده اند. مشاغل به طور فزاینده جریمه های قابل توجهی دریافت کرده اند و از آنها سلب مالکیت شده است. بنابراین ضروری است که کارفرمایان این اولویت را داشته باشند تا اطمینان حاصل شود که این فرم ها به طور کامل پر شده ، نگهداری و ذخیره می شوند تا از این شرکت و کارمندان آن در برابر مجازات ها محافظت کنند که این امر می تواند پرهزینه باشد.
