نحوه سازماندهی مستندات
محتوا
- شروع شدن
- اسناد خود را جمع کنید
- طبقه بندی
- اسناد حیاتی جداگانه
- کیف پول خود را کپی کنید
- یک سیستم پر کردن ساده ایجاد کنید
- تعمیر و نگهداری مداوم
بیشتر افراد تا زمانی که نیازی به آن نداشته باشند ، در مورد یک سند مهم فکر نمی کنند. اگر مقالات شما در همه جا پخش شده است و شما یک سیستم سازمان مرکزی در دفتر خانه خود ندارید ، می توانید وقت و انرژی زیادی را برای جستجوی چیزها تلف کنید. شما حتی ممکن است چیزی را از دست دهید.
شروع شدن
با چند قدم ساده ، می توانید اسناد مهم مقاله خود را سازماندهی کنید: به یک کابینت تشکیل دهنده دو کشو یا یک جعبه پرونده دار قابل حمل ، حلق آویز کردن پرونده ها در شش رنگ مختلف ، پوشه های برش سوم ، مانیل ، برگه های بالا و ... نیاز دارید. گاوصندوق ضد حریق اختیاری. یا می توانید یک باند بزرگ و درج تب را خریداری کنید. اکنون شما آماده برای شروع هستید.
اسناد خود را جمع کنید
قبل از اینکه بتوانید کلیه اسناد مهم خود را سازماندهی کنید ، باید آنها را پیدا کنید. گاهی ساده تر از آنچه گفته می شود گفته می شود. زیر شلواری و دفترچه های منزل خود را روی میز یا میز خود بررسی کنید. شمع های کاغذی که میزهای آشپزخانه شما و همچنین زیراندازهای آشپزخانه و سبدهای آن را نادیده گرفته است. به کمد اتاق خواب و کابوس خود نگاه کنید. آخر ، کیف پول یا کیف دستی خود را برای اسناد مهمی که به طور اتفاقی در اطراف خود دارید بررسی کنید.
طبقه بندی
مهمترین اسناد در یکی از شش دسته زیر قرار می گیرند. همه اسناد جمع آوری شده خود را به شرح زیر مرتب کنید:
- سوابق خانه و املاک: وام وام ، کارهای املاک ، پروژه ها و رسیدهای بهسازی خانه ، دفترچه راهنما و ضمانت نامه ها ، اطلاعات مالیات بر دارایی ، بیمه نامه خانه و دفترچه راهنما
- سوابق خودکار: عناوین ، سوابق نگهداری ، بیمه نامه ها و اطلاعات ، اطلاعات وام و سوابق پرداخت
- سوابق بهداشتی: بیمه نامه ، دفترچه راهنمای مزایای بیمه درمانی ، توضیحات در مورد مزایای پزشکی ، لوایح پزشک ، لیست نسخه ، اطلاعات انعطاف پذیر هزینه حساب ، رسید پزشکی ، بخشنامه پزشکی ، بیمه نامه زندگی
- سوابق مالی: صورتهای بانکی ، اظهارنامه مالیاتی ، سوابق کسر مالیات ، سوابق سرمایه گذاری ، سوابق وام ، صورتهای کارت اعتباری
- سوابق الکترونیکی: قراردادهای تلفن و دفترچه راهنمای تجهیزات؛ رسید و ضمانت های فروش برای رایانه ها ، لپ تاپ ها و رایانه های لوحی؛ برنامه ها و لوایح کابل و اینترنت؛ رسید و راهنمای فروش روتر بی سیم
- سوابق شخصی: شناسنامه ، شناسنامه ازدواج ، شناسنامه طلاق ، اوراق حضانت ، اطلاعات مربوط به تأمین اجتماعی ، سوابق ایمن سازی ، گذرنامه ، سوابق خدمت سربازی ، سوابق تعمید و تأیید ، وصیت نامه ها ، نقشه تشییع جنازه و اطلاعات محل دفن. شما باید این موارد را برای هر یک از اعضای خانواده داشته باشید. اگر حیوان خانگی دارید ، می توانید اسناد مهم آنها مانند اطلاعات دامپزشکی و واکسن را نیز در این دسته قرار دهید.
اسناد حیاتی جداگانه
بسیاری از اسناد مهم شما را می توان در یک کابینت منظم و یا جعبه فایل آویزان قابل حمل ذخیره کرد. با این حال ، برخی از آنها واقعاً باید در گاوصندوق ضد حریق یا در گزینه ذخیره خارج از منزل مانند صندوق امانات نگهداری شوند.
اسناد حیاتی مواردی هستند که جایگزین کردن آنها بسیار سخت یا وقت گیر است. آنها ممکن است حاوی اطلاعات شخصی حساس باشند که در صورت دزدی توسط سارقان هویت به خطر بیفتد. در همین حال ، اگر خانه شما در اثر آتش سوزی یا سیل ویران شد ، می خواهید این اسناد حیاتی همچنان دست نخورده باقی بمانند.
برای بیشتر افراد ، اسناد زیر بسیار حیاتی تلقی می شود: اطلاعات تأمین اجتماعی ، شناسنامه ، بیمه نامه و اطلاعات تماس نماینده ، وصیت نامه ، اقدامات املاک ، عنوان خودرو ، گذرنامه و هرگونه قرارداد یا توافق نامه ای که به امضای اصلی نیاز داشته باشد.
لیستی از کلیه اسناد حیاتی که در آن قرار می دهید در ضد آتش یا در یک فضای ذخیره سازی خارج از منزل تهیه کنید.
کیف پول خود را کپی کنید
بیشتر ما هر روز اطلاعات مهمی را در کیف پول خود داریم و اگر گمشده یا دزدیده شویم ، ناخوشایند خواهیم بود.
کپی های گواهینامه رانندگی ، کارت اهدا کننده ارگان ، کارت (های) بیمه سلامت ، کارت های عضویت برای سالن بدنسازی ، کتابخانه ، برنامه های وفاداری فروشگاه های مواد غذایی ، کلوپ های انبار و غیره را تهیه کنید و از همه مهمتر ، کلیه کارت های اعتباری و بدهی (کپی جلویی و پشت) این نسخه ها را با سایر اسناد مهم مقاله خود نگه دارید.
یک سیستم پر کردن ساده ایجاد کنید
هرچه سیستم پر کردن ساده تر باشد ، احتمال استفاده از آن بر اساس مداوم بیشتر است. هر دسته از اسناد مهم را بگیرید و به آن یک رنگ فایل حلق آویز اختصاص دهید:
- سوابق خانه و املاک
- سوابق خودکار
- سوابق بهداشتی
- سوابق مالی
- سوابق الکترونیکی
- سوابق شخصی
تعداد مناسب پرونده های حلق آویز را برای تعداد پرونده هایی که در هر گروه دارید ، به سیستم پرونده خود اضافه کنید.
از پوشه های مانیل استفاده کنید و یک پوشه را برای هر سند جداگانه در هر گروه ایجاد کنید. پوشه ها را در قسمت فایل مناسب حلق آویز رنگی قرار دهید.
اگر یک باند سه حلقه بزرگ و درج زبانه خریداری کرده اید ، زبانه ها را با همان نام های ضبط شده ، برچسب بزنید ، همه اسناد را سوراخ کنید و آنها را سازماندهی کنید. اگر کاغذها نمی توانند سوراخ شوند ، آنها را درون یک پوشه قرار دهید و در عوض پوشه را سوراخ کنید.
اگر کاغذ کاری چیز شما نیست ، این ممکن است یک لحظه آزاد باشد. می توانید تمام این اسناد را اسکن کرده ، آنها را در هارد دیسک ذخیره کنید و سپس اصل را خرد کنید.
اما از اختیار خود استفاده کنید زیرا برخی از مستندات بهتر ذخیره شده است. اصل همه اسناد حیاتی را حفظ کنید. از بهترین قضاوت خود در مورد دیگران استفاده کنید. اکثر موسسات مالی وقتی بی کاغذ می روند خوشحال می شوند.
تعمیر و نگهداری مداوم
پس از تهیه اوراق مهم خود ، آنها را به همین ترتیب ادامه دهید. هرماه هنگام پرداخت قبض خود ، هرگونه اسناد جدید را در بخش مناسب سیستم پرونده سازی خود ثبت کنید. در همان زمان ، به دنبال هر سندی باشید که در طول ماه از سیستم حذف کرده اید که ممکن است هنوز از سیستم پر کردن خارج باشد. آنها را دوباره ارسال کنید. حداقل دو بار در سال ، اسناد موجود در سیستم تشکیل پرونده خود را مرور کنید تا ببینید که آیا می توان آن را پاک کرد. یک برنامه خوب برای پیگیری در اول سال تقویم و در پایان هر سال تحصیلی است.
با کمی تلاش ، می توانید با ساماندهی اسناد مهم مقاله خود ، از مزایای بلند مدت استفاده کرده و در وقت خود صرفه جویی کنید.
