نحوه بازخورد به کارمندان دفاعی
محتوا
بازخورد یکی از ابزارهای قدرتمند در مجموعه ابزارهای مدیر برای تقویت عملکرد محل کار است.
- بازخورد مثبت بر شناسایی و تقویت رفتارهایی که موجب ارتقاء عملکرد بالا می شوند ، متمرکز است.
- بازخورد سازنده - که اغلب به عنوان بازخورد منفی ارجاع می شود - بر شناسایی و ترویج تغییر در رفتارهایی است که از عملکرد بالا محروم می شوند.
بازخورد مؤثر مخصوص رفتار (منفی یا مثبت) است و تا حد ممکن به وقوع آن تحویل داده می شود. در حالی که متخصصان با انگیزه از بازخورد مثبت و سازنده هم قدردانی می کنند ، مدیران اغلب از ارائه آن ناراحت کننده نیستند ، به ویژه هر آنچه که منفی قلمداد می کنند. در نظرسنجی ها و مطالعات تحقیقاتی ، مدیرانی که با ارائه بازخورد سازنده تلاش می کنند نگران این هستند که مورد پسند آنها نباشد یا از ایجاد انتقاد از ایجاد حادثه می ترسند.
با پیگیری و تمرین پیشنهادات ذکر شده در این مقاله ، مدیر می تواند ترس از ارائه بازخورد منفی را برداشته و گفتگو را به یک اتفاق سازنده تبدیل کند.
10 نکته برای کمک به شما در ارائه بازخورد منفی
- احساسات خود را تحت کنترل بگیرید. شما وقتی عصبانی هستید یا ناراحت هستید ، نمی خواهید اقدامات شخص دیگری را نقد کنید. اگر وسوسه ها گرم هستند ، وقت بگذارید تا همه چیز خنک شود. در حالی که تأثیرگذاری ، بازخورد سازنده تا حد ممکن به واقعه مشاهده شده تحویل داده می شود ، در صورت گرم شدن اوضاع ، خوب است که جلسه ای را برای روز بعد تعیین کنید.
- هرگز بازخورد منفی را در مقابل اعضای تیم تحویل ندهیدs یک مکان خصوصی پیدا کنید جلسه را در دفتر خود انجام دهید یا یک اتاق کنفرانس را برای بحث بازخورد خود اختصاص دهید.
- بر رفتار مشاهده شده تمرکز کنید ، نه شخص. به یاد داشته باشید ، هدف از بازخورد سازنده ، از بین بردن رفتارهایی است که از کارایی بالا بر حذر دارند. اگر فرد درک کند که مورد حمله شخصی قرار گرفته است ، آنها به سرعت دفاعی می شوند و فرصتی برای بحث معنادار از بین می رود.
- خاص باشید. بازخورد مؤثر است. پیشنهاد دادن ، "جان ، شما مطمئناً این کار را کردید ،" ممکن است درست باشد ، اما به جان نمی گوید که چه اشتباهی کرده است. همین موضوع در مورد گفتن مری است که او خیلی وقت است که برای کار کردن دیر است. در عوض ، رفتار بسیار خاص را شرح دهید و پیامدهای تجاری این رفتار را مشخص کنید. مثلا: "مریم ، هنگامی که شما برای تغییر کار خود دیر کردید ، نیاز دارد که ما کسی را از تغییر زودهنگام دور نگه داریم. این امر ما را ملزم به پرداخت اضافه کار می کند ؛ این باعث ناراحتی همکار شما می شود ، و اگر آنها کار خاص شما را نفهمند ، ممکن است کیفیت را کاهش دهد. می فهمی؟ "
- به موقع باشید. اگر تاکنون لیست طولانی از نظرات بازخورد منفی را در مورد بررسی عملکرد سالانه دریافت کرده اید ، می فهمید که مدت زمان طولانی بعد از این واقعیت چقدر بی ارزش است. بازخورد انواع مختلف باید در اسرع وقت پس از این رویداد داده شود.
- آرام باش. صرف نظر از اینکه چقدر ناراحت هستید ، هرگز از دست دادن کنترل احساسات خود نمی پردازد. همانطور که در بالا به آن اشاره شد ، اگر برای جمع آوری احساسات خود به زمان نیاز دارید ، بحث را چند ساعت یا حداکثر یک روز به تعویق بیندازید. به خود یادآوری کنید که هدف بازخورد ارتقاء بهبود و نزدیک شدن به بحث با این نگرش مثبت است.
- ایمان خود را در فرد دوباره تأیید کنید. مرحله سوم را تقویت می کند ، اما در اینجا به آنها می گویید که همچنان به آنها به عنوان یک شخص و به توانایی های آنها ایمان دارید. این فقط عملکرد آنها است که شما می خواهید آنها را تغییر دهید. چیزی را بگویید "شما یک مشتری خدمات خوب مشتری هستید ، بنابراین من مطمئن هستم که شما نیاز به صبر و شکیبایی بیشتر مشتریان را می بینید."
- صحبت را متوقف کنید و طرف مقابل را به مشارکت دعوت کنید. بعد از اینکه به شخص گفتید که اقدامات خاص ، نامناسب اخیر چیست و چرا ، صحبت را متوقف کنید. به شخص دیگر فرصتی دهید که به اظهارات شما پاسخ دهد و سؤالات شفاف بپرسید.
- در مورد برنامه عملی قابل قبول متقابل تعریف و توافق کنید. توافق کنید که عملکرد آینده برای کارمندان مناسب است. اگر موارد خاصی وجود دارد که کارمند باید شروع به انجام آن کند یا باید جلوی انجام آن را بگیرد ، مطمئن باشید که آنها به روشنی مشخص شده اند. اگر کاری وجود دارد که باید انجام دهید ، شاید آموزش های اضافی برای کارمند ، در مورد آن نیز به توافق برسید.
- زمانی را برای پیگیری تعیین کنید.تعیین تاریخ و زمان مشخص برای مرور اقدامات و بهبود بخش مهمی از روند بازخورد است. مسئولیت پذیری را تعیین می کند و احتمال بهبود عملکرد را بهبود می بخشد.
و به یاد داشته باشید ، بعد از اینکه بازخورد سازنده را تحویل داده و در مورد قطعنامه و برنامه پیگیری توافق کردید ، با کار پیش بروید. بخاطر اینکه آنها اشتباه کرده اند ، اراده مریضی نسبت به کارمند را نداشته باشید. از ترس اینکه آنها ممکن است اشتباه دیگری مرتکب نشوید ، از آنها دریغ نکنید. عملکرد خود را مانند همه کارمندان نظارت کنید ، اما وسواس نکنید.
