اعتماد به نفس رئیس خود را با یک برنامه مدیریت ریسک به دست آورید
محتوا
- مدیریت ریسک در مدیریت پروژه چیست؟
- برنامه ریزی مدیریت ریسک
- فرایند مدیریت ریسک 5 مرحله ای
- مرحله 1: شروع کنید
- مرحله 2: شناسایی کنید
- مرحله 3: ارزیابی کنید
- مرحله 4: پاسخنامه ها را برنامه ریزی کنید
- مرحله 5: اجرای
بهترین مدیران پروژه از اعتماد کامل مدیر خط و حامی پروژه خود برخوردار هستند. اعدام كنندگان پروژه هایشان وقتی اعتقاد دارند كه نیاز به بودجه اضافی ، منابع بیشتری دارند یا به حل مشكل كمك می كنند ، به آنها اعتقاد دارند.
هنگام کار در شرایط خطرناک ، به کیت مناسب نیاز دارید. مانند یک کوهنورد با یک کوله پشتی طناب و گنگ ، به ابزارهایی برای مقابله با ریسک پروژه نیز نیاز دارید.
با یک برنامه مدیریت ریسک می توانید اعتماد به نفس مدیر خود را نسبت به پروژه خود تقویت کنید. یک فرایند ساده پنج مرحله ای می تواند به شدت تغییر کند که رئیس شما پروژه شما (و شما) را چگونه می بیند.
مدیریت ریسک در مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت ریسک در مدیریت پروژه فرایند شناسایی ، ارزیابی و پاسخ به خطرات پروژه است.
خطرات پروژه مواردی هستند که ممکن است پروژه را تحت تأثیر قرار دهند (مثبت یا منفی ، اما به طور کلی مردم ریسک را به عنوان رویدادی تأثیر می گذارند که تأثیر منفی بر پروژه می گذارد).
چه پروژه شما بزرگ باشد یا کوچک ، خطرات مرتبط با آن را به همراه خواهد داشت. این خطرات می تواند خطرناک بودن رژه مدرسه شما از خطر افزایش قیمت به یک جزء مهم هیئت مدیره مدار جدید شما باشد.
ریسک پروژه اگر به درستی مدیریت نشود می تواند تحقق موفقیت آمیز پروژه شما را دشوارتر کند. خطرات کنترل نشده می توانند به برنامه شما ، کار به وقت خود و پول به بودجه شما اضافه کنند. مدیران از این نوع کارها عصبی می شوند. با یک برنامه مدیریت ریسک می توان از همه این موارد جلوگیری کرد.
برنامه ریزی مدیریت ریسک
یک برنامه مدیریت ریسک یک روش عالی برای افزایش اعتماد به نفس شما در توانایی تیم پروژه شما برای تحویل است - و این باعث افزایش اعتماد به نفس مدیر شما نیز می شود. شما می خواهید آنها باور داشته باشند که می توانید این کار را انجام دهید ، و می خواهید آنها از آنچه ممکن است شما را از ارائه موفقیت پروژه متوقف کند آگاه باشند. یک برنامه مدیریت ریسک ابزاری مناسب برای انجام این کار است.
و حدس بزنید چه؟ شروع کار بسیار ساده است.
مدیریت ریسک پروژه یک فرایند ساده پنج مرحله ای است. بیایید پیچیده تر از آن چیزی که باید باشد نیست. این چیزی است که می توانید امروز از آن آغاز کنید ، آماده شوید تا در جلسه بعدی خود درباره آن بحث کنید و هر شخصی که دقیقه ها را می نویسد ، تمام شود.
فرایند مدیریت ریسک 5 مرحله ای
مانند بسیاری از بخش های مدیریت پروژه ، مدیریت ریسک یک فرایند است. پنج مرحله عبارتند از:
- آغازکردن
- شناسایی کنید
- ارزیابی کنید
- پاسخ به برنامه ها
- پیاده سازی
اگر این شرایط برای شما الان مهم نیست ، لطفاً با آن همراه باشید - من قصد دارم همه را توضیح دهم.
مرحله 1: شروع کنید
ابتدا می خواهید زمینه مدیریت ریسک خود را در محیط مدیریت پروژه خود تنظیم کنید.
احتمالاً کار زیادی انجام نمی شود زیرا اینجا شخصی در شرکت شما سیاست خطرات شرکتی را تهیه کرده است و تنها کاری که باید انجام دهید این است که آن را پیگیری کنید. این روش شرکت را به ریسک توضیح می دهد و حتی می تواند الگوهای مورد نیاز خود را نیز تحت نظارت قرار دهد. الگوهای همیشه یک شغل را برای شما ذخیره می کنند ، بنابراین به دنبال کسانی باشید که بیش از حد!
حتی اگر سیاست ریسک شرکتی ندارید ، شخص دیگری که در کنار شما پروژه ها را مدیریت می کند ممکن است یک برنامه مدیریت ریسک پروژه داشته باشد که شما می توانید آن را کپی کنید. چرا چرخ را دوباره اختراع کنیم؟ استفاده از اسناد ضروری است اگر می خواهید در وقت خود صرفه جویی کنید و کارهای بیشتری انجام دهید.
برای تهیه یک برنامه مدیریت ریسک برای پروژه خود از آنچه پیدا کرده اید استفاده کنید. این بخشی از برنامه کلی مدیریت پروژه شما است و در مورد نحوه دستیابی به مدیریت ریسک در پروژه خود صحبت می کند.
اگر نمی دانید چه چیزی را در آن قرار دهید ، مطالعه کنید! مراحل بعدی به شما ایده بهتر می دهد تا در برنامه مدیریت ریسک خود درباره چه چیزی صحبت کنید.
این باعث افزایش اعتماد به نفس توسط: به مدیر خود نشان دهید که شما رویکردی برای مقابله با عدم اطمینان در پروژه خود دارید و به طور جدی قصد دارید ریسک را مدیریت کنید.
مرحله 2: شناسایی کنید
هنگامی که رویکردی را بیان کردید ، می توانید شروع به کار با آن کنید.
اکنون خطرات تأثیرگذاری بر پروژه شما را شناسایی می کنید. این فقط یک عکس لحظه به لحظه است و ثبت ریسک شما چیزی است که می خواهید دوباره و به موقع دوباره برگردید تا اطمینان حاصل کنید که چیز جدیدی نیز در آنجا قرار داده شده است.
شما می توانید با استفاده از یک چک لیست از خطرات معمول ، مصاحبه با ذینفعان در پروژه (خصوصاً ذینفعان دشوار ، زیرا آنها به طور کلی حرفی برای اشتباه بودن دارند) ، جلسات طوفان مغزی و استفاده از عقل سلیم خود ، خطرات را شناسایی کنید.
شما به دنبال مواردی هستید که ممکن است در صورت بروز هرگونه مشکلاتی مشکلاتی را ایجاد کند. (به یاد داشته باشید ، هنوز خطرات اتفاق نیفتاده است. مسائل مربوط به پروژه مواردی هستند که قبلاً اتفاق افتاده است.)
با این حال شما به دنبال انجام این کار هستید ، قطعاً باید افراد دیگری را نیز درگیر کنید. به تنهایی ، شما کل تصویر را نخواهید داشت و تمام چیزهای گمشده را به پایان خواهید رسید.
خطرات می تواند و باید توسط هر کسی شناسایی شود. به عنوان یک مدیر پروژه ، وظیفه شما تشویق همکارانتان برای افزایش ریسک با شماست تا بتوانید به عنوان تیم بتوانید در مورد آنها کاری انجام دهید.
کلیه خطرات شناسایی شده باید در ریسک خطر ثبت شود. اگر هماهنگ کننده پروژه در تیم یا یک شخص پشتیبانی پروژه دارید ، آنها می توانند این کار را انجام دهند. در غیر این صورت ، این بخشی از وظایف اداری است که شما باید انجام دهید.
این باعث افزایش اعتماد به نفس توسط: نشان دادن اینکه شما از خطرات اساسی که ممکن است روی پروژه شما تأثیر بگذارد آگاه هستید و وسیله ای در اختیار دارید تا بطور مداوم از خطرات جدید آگاه باشید.
مرحله 3: ارزیابی کنید
سپس خطرات برای احتمال و تأثیر ارزیابی می شوند. وقتی یک ریسک را ارزیابی می کنید ، به این فکر کنید که احتمال بروز آن چقدر ممکن است ، رسیدگی به آن چقدر است و چه مدت زمان ممکن است به جدول زمانی پروژه شما اضافه شود.
به عنوان یک معیار بیشتر ، می توانید نزدیکی را نیز ارزیابی کنید ، به این معنی که احتمال وقوع خطر در چه موقع نزدیک است. احتمال بروز خطر با نزدیکی زیاد به زودی اتفاق می افتد. یک خطر با نزدیکی کم ممکن است در مقطعی از آینده دور اتفاق بیفتد. این می تواند عامل دیگری برای اولویت بندی وقت و انرژی شما در هنگام مقابله با خطرات باشد.
این باعث افزایش اعتماد به نفس توسط: اطمینان از مدیر خود مبنی بر اینکه هرکسی که در این تیم قرار دارد ، تصوری روشن از آنچه اتفاق می افتد در صورت تحقق هر یک از این خطرات می تواند داشته باشد.
مرحله 4: پاسخنامه ها را برنامه ریزی کنید
اکنون به قسمت گوشتی برنامه مدیریت ریسک شما می آییم. در این مرحله شما می توانید با شناسایی یک پاسخ مناسب ، نحوه مدیریت ریسک را مدیریت کنید.
ما این کار را انجام می دهیم زیرا تاکنون همه آنچه شما در اختیار دارید لیستی از آنچه ممکن است اتفاق بیفتد برای خاتمه دادن پروژه خود در آینده و چقدر معامله بزرگ است. آنچه مدیر بعدی شما می خواهد بداند این است که: در مورد آن چه می کنید؟
به طور کلی چهار کار وجود دارد که می توانید برای رفع و مدیریت ریسک پروژه انجام دهید. آن ها هستند:
- اجتناب کنید: برای جلوگیری از وقوع این نتیجه قدم بردارید.
- انتقال: مسئولیت را به طرف دیگری تغییر دهید ، مانند یک بیمه نامه.
- کاهش: برای کاهش تأثیر مشکل در صورت بروز اقدامی اقدام کنید.
- قبول کنید: درک کنید که ممکن است نتیجه خطرناک رخ دهد و با رضایت تیم شما اقدامی برای جلوگیری از آن انجام ندهید.
برخی از خطرات شما ممکن است نتیجه مثبتی داشته باشد. به عنوان مثال ، این خطر وجود دارد که شما آنقدر از محصولات جدید را بفروشید که خطوط تلفن را خراب می کنید. این یک مشکل خوب برای شما خواهد بود ، اما این هنوز یک خطر است که باید برای آن برنامه ریزی کنید.
چندین روش وجود دارد که می توانید برای یک خطر مثبت اتفاق بیفتد از جمله:
- بهره برداری: تمام تلاش خود را برای اطمینان از این نتیجه انجام دهید تا بتوانید پاداش ها را بدست آورید.
- اشتراک: با یک همکار یا شرکت دیگر کار کنید تا خطر بیشتری ایجاد شود.
- تقویت: بر عواملی موثر است که می تواند منجر به نتیجه مثبتی شود و تلاش می کنید تا سود بیشتری کسب کنید.
- پذیرش: احتمال خطر مثبت را بشناسید و کاری نکنید.
شما باید بفهمید که استراتژی پاسخ بهترین راه حل برای هرگونه ریسکی در ثبت نام شماست. به عنوان مثال ، شما ممکن است تصمیم بگیرید که خطر سقوط سقف کارخانه چیزی است که شما به سادگی آن را قبول خواهید کرد زیرا به احتمال زیاد اتفاق نمی افتد. با این وجود ، خطر ابتلا به مسمومیت با مواد غذایی نیمی از نیروی کار شما را از بین می برد ، موضوعی است که شما با بازآموزی کلیه کارکنان پذیرایی خود قصد کاهش آن را دارید. اگر قبلاً اتفاق افتاده باشد و واقعاً کاملاً محتمل باشد ، مگر اینکه کاری در مورد آن انجام دهید ، می خواهید خطر را کاهش دهید.
پس از شناسایی پاسخ و توافق ، صاحبان ریسک می توانند برای اجرای برنامه اقدام به مدیریت ریسک منصوب شوند. به عبارت دیگر ، شما نیاز دارید که شخصی پاسخگو باشد تا وظایفی را که در برنامه خود با آنها موافقت کرده اید ، ببیند.
این باعث افزایش اعتماد به نفس توسط: به مدیر خود نشان دهید که تصمیم گرفته اید در مورد کارهایی که ممکن است برای پروژه شما مشکل ایجاد کند و اینکه برنامه هایی را برای کاهش عدم اطمینان و خطر ابتلا به پروژه در دست دارید ، انجام دهید.
مرحله 5: اجرای
برنامه مدیریت ریسک شما باید در حال حاضر شامل افرادی باشد که مسئول انجام فعالیت های کاهش خطر برای هر ریسک باشند. اکنون آنها باید از طریق آن کارها کار کنند تا شما به طور جدی خطرات باز را مدیریت کنید.
این باعث افزایش اعتماد به نفس توسط: نشان می دهد که شما و تیم پروژه خود می توانید آنچه را که گفته اید انجام دهید را دنبال کنید. این گزارش با گزارش در مورد آنچه به دست آورده اید و خطرات کاهش یافته ، به تیم مدیریت شما نشان می دهد که در تحویل و انجام آنچه در آینده برای اثبات پروژه خود در برابر مشکلات جدی است ، جدی عمل می کنید.
پس از گذر از خطر - وقتی دیگر اهمیتی ندارد زیرا یا اتفاق افتاده است یا دیگر نمی تواند اتفاق بیفتد - می توانید آن را از ثبت ریسک خود ببندید.
اجرای این طرح مدیریت ریسک پروژه می تواند شما را از سایر مدیران جدا کند. رئیس شما شواهدی دارد که می توانید در مورد آنچه ممکن است باعث شود پروژه شما از کار بیفتد ، استراتژیک و خلاقانه فکر کنید ، و - از همه مهمتر - کاری در مورد آن انجام دهید. شما فردی خواهید بود که قبل از وقوع آنها به طور جدی مدیریت مشکلات را انجام می دهید ، موانع جاده ای را پاک کرده و برای هر کاری آماده خواهید بود!
دیده می شود که در مدیریت ریسک پروژه خوب است ، راهی مطمئن است که توسط مدیریت به عنوان یک جفت ایمن دیده می شود. برای شروع موفقیت آمیز مدیریت ریسک پروژه ، نیازی به تجربه و گواهینامه ندارید (اگرچه صلاحیت رسمی در مدیریت ریسک وجود دارد). این فرایند آسان پنج مرحله ای به زودی به این معنی خواهد بود که مدیریت ریسک پروژه در برنامه های پروژه شما تعبیه شده است.
